Chatbot de IA para consultas — procesar automáticamente solicitudes de cita

Las solicitudes de cita suelen llegar cuando nadie está disponible en recepción: por la tarde, fines de semana o durante tratamientos en curso. Las llamadas que no pueden atenderse durante el tratamiento generan citas perdidas, y los pacientes que avisan tarde o no se presentan dejan huecos vacíos (no-shows). Al mismo tiempo se repiten muchas consultas: horarios, disponibilidad de una cita, preparación necesaria o posibilidad de devolución de llamada.

Zentor App procesa de forma estructurada estas solicitudes organizativas recurrentes y libera al equipo de la consulta o centro de las consultas estándar — para dedicar más tiempo a la atención presencial.

Una paciente escribe a las 22:00 por webchat: «Desde hoy me duele un diente y necesito una cita rápida». Zentor reconoce la solicitud como dolor agudo, determina el servicio adecuado (cita de urgencia en lugar de revisión rutinaria), registra nombre, datos de contacto y si ya es paciente, comprueba los siguientes huecos urgentes disponibles en el sistema de citas conectado, reserva la primera cita posible y envía una confirmación por correo electrónico. El día anterior sigue un recordatorio automático con indicaciones de preparación. Si la paciente tiene que cancelar a corto plazo, puede hacerlo por el mismo chat — Zentor libera el slot y confirma la cancelación.

Una clienta pregunta por WhatsApp por extensiones de pestañas. Zentor asigna la solicitud al servicio adecuado, explica el procedimiento y las indicaciones relevantes a partir de la base de conocimientos, registra los datos de contacto, comprueba citas libres y reserva el slot deseado. Dos horas antes, Zentor recuerda automáticamente por SMS — reduciendo claramente el riesgo de no-show. El mismo patrón funciona también en un gimnasio, por ejemplo para reservar una sesión de prueba gratuita o una devolución de llamada sobre una membresía.

Zentor App procesa solicitudes por webchat, correo electrónico, WhatsApp, Telegram, SMS y telefonía mediante el Zentor SIP-Voicebot — según la configuración de su paquete. Así, pacientes y clientes contactan con la consulta o centro por el canal que les resulte más natural, también de forma multilingüe si su público lo requiere.

Todos los canales confluyen en una bandeja común para que su equipo pueda consultar el historial completo, independientemente del canal por el que se inició la solicitud.

Si ya se utiliza software de gestión de consultas o un sistema de citas/reservas, Zentor puede conectarse mediante automatizaciones de workflows de n8n e integraciones API (paquete Individual) para comprobar disponibilidad en vivo y registrar citas directamente en el sistema existente.

Si no existe o no se desea una integración, Zentor utiliza la gestión nativa de citas de la plataforma — no es obligatorio un sistema separado. Para conexiones individuales con software existente preparamos una oferta bajo solicitud.

Zentor App presta apoyo exclusivamente a procesos organizativos relacionados con citas. El asistente de IA no realiza diagnósticos, no toma decisiones terapéuticas y no sustituye el asesoramiento médico, cosmético o de entrenamiento de profesionales cualificados.

• Concertación, confirmación, recordatorio, reprogramación y cancelación de citas
• Proporcionar información desde la base de conocimientos: horarios, resumen general de servicios e indicaciones de preparación para citas
• Recepción de solicitudes de devolución de llamada para asuntos que requieren una conversación con personal especializado
• Sin diagnósticos, sin decisiones terapéuticas y sin asesoramiento médico, cosmético o de entrenamiento por la IA