Chatbot AI dla gabinetów — automatyczna obsługa zapytań o terminy

Zapytania o terminy docierają do gabinetów i studiów często wtedy, gdy nikogo nie ma na recepcji: wieczorem, w weekendy lub w trakcie zabiegów. Połączenia, których nie można odebrać w czasie zabiegów, prowadzą do utraconych terminów — a pacjenci, którzy odwołują zbyt późno lub wcale, zostawiają puste terminy (no-show). Jednocześnie wiele zapytań się powtarza: godziny przyjęć, czy termin jest jeszcze wolny, co jest potrzebne do przygotowania albo czy możliwe jest oddzwonienie.

Zentor App przejmuje te powtarzające się, organizacyjne zapytania w uporządkowany sposób i odciąża zespół gabinetu lub studia przy standardowych zapytaniach — dzięki temu zostaje więcej czasu na właściwą opiekę na miejscu.

Pacjentka pisze o godzinie 22 przez czat internetowy: „Od dziś boli mnie ząb, potrzebuję szybko terminu.” Zentor rozpoznaje sprawę jako zapytanie z powodu ostrego bólu, dobiera odpowiednią usługę (wizyta bólowa zamiast zwykłej kontroli), zbiera imię i nazwisko, dane kontaktowe oraz informację, czy jest już pacjentką gabinetu, sprawdza najbliższe wolne terminy dla nagłych przypadków w podłączonym systemie terminów, rezerwuje najwcześniejszy możliwy termin i wysyła potwierdzenie e-mailem. Dzień wcześniej przychodzi automatyczne przypomnienie ze wskazówkami przygotowania (np. nie trzeba być na czczo, zabierz kartę ubezpieczenia). Jeśli pacjentka musi odwołać wizytę w ostatniej chwili, może to zrobić w tym samym czacie — Zentor zwalnia termin i potwierdza anulowanie.

Klientka pyta przez WhatsApp o przedłużanie rzęs. Zentor przypisuje zapytanie do odpowiedniej usługi, na podstawie bazy wiedzy wyjaśnia przebieg i istotne wskazówki przygotowania (np. bez tuszu do rzęs i bez soczewek kontaktowych w dniu wizyty), zbiera dane kontaktowe, sprawdza wolne terminy i rezerwuje wybrany termin. Dwie godziny wcześniej Zentor automatycznie przypomina SMS-em — to wyraźnie zmniejsza prawdopodobieństwo nieobecności. Ten sam schemat działa również w klubie fitness, np. przy rezerwacji bezpłatnego treningu próbnego lub prośbie o oddzwonienie w sprawie doradztwa dotyczącego członkostwa.

Zentor App obsługuje zapytania przez czat internetowy, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS i telefonię przez Zentor SIP-Voicebot — w zależności od konfiguracji Twojego pakietu. Dzięki temu pacjenci i klienci już dziś kontaktują się z gabinetem lub studiem kanałem, który jest dla nich najbardziej naturalny — także wielojęzycznie, jeśli wymaga tego Twoja grupa docelowa.

Wszystkie kanały zbiegają się w jednej wspólnej skrzynce odbiorczej, dzięki czemu Twój zespół może przeglądać pełną historię rozmów — niezależnie od tego, przez który kanał zapytanie zostało pierwotnie wysłane.

Jeśli używasz już oprogramowania do zarządzania gabinetem lub systemu terminów bądź rezerwacji, Zentor można do niego podłączyć przez automatyzacje workflow n8n i integracje API (pakiet Individuell), aby sprawdzać dostępność na żywo i wpisywać terminy bezpośrednio w istniejącym systemie.

Jeśli integracja nie istnieje lub nie jest pożądana, Zentor korzysta z natywnego zarządzania terminami platformy — osobny system nie jest do tego konieczny. Dla indywidualnych integracji z istniejącym oprogramowaniem przygotowujemy ofertę na zapytanie.

Zentor App obsługuje wyłącznie procesy organizacyjne związane z terminami. Asystent AI nie stawia diagnoz, nie podejmuje decyzji terapeutycznych i nie zastępuje porad medycznych, kosmetycznych czy treningowych udzielanych przez specjalistów.

• Rezerwacja, potwierdzenie, przypomnienie, przeniesienie i anulowanie wizyty
• Przekazywanie informacji z bazy wiedzy: godziny przyjęć, ogólny przegląd usług, wskazówki przygotowania do wizyt
• Przyjmowanie próśb o oddzwonienie w sprawach wymagających rozmowy z personelem specjalistycznym
• Żadnych diagnoz, żadnych decyzji terapeutycznych, żadnych porad medycznych, kosmetycznych ani treningowych udzielanych przez AI