Chatbot AI cho phòng khám — Xử lý tự động các yêu cầu lịch hẹn

Các yêu cầu đặt lịch hẹn thường đến phòng khám và studio vào lúc không có ai ở quầy lễ tân: buổi tối, cuối tuần hoặc trong lúc đang điều trị. Những cuộc gọi không thể nghe máy trong thời gian điều trị dẫn đến lỡ lịch hẹn — và những bệnh nhân báo quá muộn hoặc không báo gì sẽ để lại các khung giờ trống (no-show). Đồng thời, nhiều yêu cầu lặp đi lặp lại: giờ khám, còn lịch trống hay không, cần chuẩn bị gì, hoặc có thể gọi lại không.

Zentor App tiếp nhận các yêu cầu mang tính tổ chức, lặp đi lặp lại này một cách có cấu trúc và giảm tải cho đội ngũ phòng khám hoặc studio đối với các yêu cầu thông thường — nhờ đó còn nhiều thời gian hơn cho việc chăm sóc trực tiếp tại chỗ.

Một bệnh nhân nhắn tin qua Webchat lúc 22 giờ: "Tôi bị đau răng từ hôm nay, tôi cần đặt lịch hẹn gấp." Zentor nhận diện đây là yêu cầu đau cấp tính, xác định dịch vụ phù hợp (lịch khám đau thay vì kiểm tra định kỳ), ghi nhận họ tên, thông tin liên hệ và việc người đó đã là bệnh nhân của phòng khám hay chưa, kiểm tra các khung giờ khám cấp tính còn trống tiếp theo trong hệ thống đặt lịch được kết nối, đặt lịch hẹn sớm nhất có thể và gửi xác nhận qua email. Một ngày trước đó, hệ thống tự động gửi lời nhắc kèm hướng dẫn chuẩn bị (ví dụ: không cần nhịn ăn, mang theo thẻ bảo hiểm). Nếu bệnh nhân phải hủy hẹn gấp, họ có thể thực hiện qua chính cuộc trò chuyện đó — Zentor giải phóng khung giờ và xác nhận việc hủy.

Một khách hàng hỏi qua WhatsApp về dịch vụ nối mi. Zentor gán yêu cầu vào dịch vụ phù hợp, giải thích quy trình và các lưu ý chuẩn bị liên quan dựa trên cơ sở tri thức (ví dụ: không dùng mascara và không đeo kính áp tròng vào ngày hẹn), ghi nhận thông tin liên hệ, kiểm tra các lịch hẹn còn trống và đặt khung giờ mong muốn. Hai giờ trước đó, Zentor tự động gửi lời nhắc qua SMS — giúp giảm đáng kể khả năng bỏ lỡ lịch hẹn. Mô hình tương tự cũng áp dụng cho phòng tập thể hình, chẳng hạn khi đặt buổi tập thử miễn phí hoặc yêu cầu gọi lại để tư vấn hội viên.

Zentor App xử lý các yêu cầu qua Webchat, email, WhatsApp, Telegram, SMS và gọi điện thoại qua Zentor SIP-Voicebot — tùy theo cấu hình gói của bạn. Nhờ đó, bệnh nhân và khách hàng có thể liên hệ với phòng khám hoặc studio ngay hôm nay qua kênh phù hợp nhất với họ — đồng thời hỗ trợ đa ngôn ngữ nếu nhóm khách hàng mục tiêu cần thiết.

Tất cả các kênh đều hội tụ vào một hộp thư đến chung, giúp đội ngũ của bạn xem được toàn bộ diễn biến cuộc trò chuyện — bất kể yêu cầu ban đầu đến qua kênh nào.

Nếu phòng khám đã dùng phần mềm quản lý phòng khám hoặc hệ thống đặt lịch, Zentor có thể được kết nối với hệ thống đó thông qua tự động hóa workflow n8n và kết nối API (gói Cá nhân hóa) để kiểm tra lịch trống theo thời gian thực và ghi lịch hẹn trực tiếp vào hệ thống hiện có.

Nếu không có hoặc không muốn kết nối, Zentor dùng hệ thống quản lý lịch hẹn tích hợp sẵn của nền tảng — không nhất thiết phải có một hệ thống riêng. Với các kết nối riêng đến phần mềm hiện có, chúng tôi lập báo giá theo yêu cầu.

Zentor App chỉ hỗ trợ các quy trình tổ chức xoay quanh lịch hẹn. Trợ lý AI không đưa ra chẩn đoán, không quyết định về liệu pháp và không thay thế tư vấn y tế, thẩm mỹ hoặc tập luyện từ chuyên gia.

• Đặt lịch, xác nhận, nhắc nhở, chuyển lịch và hủy lịch
• Chia sẻ thông tin từ cơ sở tri thức: giờ khám, tổng quan dịch vụ, hướng dẫn chuẩn bị cho lịch hẹn
• Tiếp nhận yêu cầu gọi lại cho các vấn đề cần trao đổi với nhân viên chuyên môn
• Không đưa ra chẩn đoán, không đưa ra quyết định điều trị, không cung cấp tư vấn y tế, thẩm mỹ hoặc liên quan đến tập luyện thông qua AI