AI-chatbot til praksisser — automatisk behandling af aftaleforespørgsler
Læger, tandlæger, kosmetiske værelser og fitnessværker modtager forespørgsler om aftaler på alle tidspunkter mange af dem uden for åbningstider. Zentor App tager imod disse forespørgsler via Webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS og telefon via Zentor SIP-Voicebot, opdager bekymringen, bestemmer den passende tjeneste og fører den fulde aftaleproces indtil bekræftelse af organiseret, døgnet rundt og uden medicinsk rådgivning.
Typiske udfordringer i praksis- og studiohverdagen
Anmodninger om tid til behandling når ofte kontorer og studier, når ingen er til rådighed på receptionen: om aftenen, i weekenden eller under behandling. Anrop, der ikke kan tages op under behandling, fører til at man går glip af aftaler og patienter, der kommer for sent eller slet ikke giver besked, får tomme aftaler (no-shows).
Zentor App tager disse tilbagevendende, organisatoriske forespørgsler på en struktureret måde og aflaster praktik- eller studietjenesten for standardspørgsmål så der er mere tid til den faktiske support på stedet.
Den fulde aftaleproces — to eksempler
En patient skriver kl. 22 via webchatten: „Jeg har ondt i en tand siden i dag, jeg har brug for en tid hurtigt." Zentor genkender henvendelsen som en akut smerte-anmodning, bestemmer den passende ydelse (smertetime i stedet for regulær kontrol), registrerer navn, kontaktoplysninger og om patienten allerede er tilknyttet praksis, tjekker de næste ledige akuttider i det tilkoblede bookingsystem, booker den tidligst mulige tid og sender en bekræftelse via e-mail. Dagen før følger en automatisk påmindelse inklusive forberedelsesvejledning (f.eks. ikke nødvendigt at være fastende, medbring forsikringskort). Skal patienten aflyse i sidste øjeblik, kan hun gøre det via den samme chat — Zentor frigiver tiden og bekræfter aflysningen.
En kunde spørger om en øjenbrynforlængelse via WhatsApp. Zentor tildeler anmodningen om den passende tjeneste, forklarer processen og relevante forberedelsesvejledninger (f.eks. ingen øjenbryn og kontaktlinser på datoen for aftalens dato) ved hjælp af videndatabasen, registrerer kontaktdata, tjekker ledige aftaler og booker det ønskede slot. To timer før, minder Zentor automatisk via sms hvilket reducerer sandsynligheden for en forspildt aftale betydeligt. Det samme mønster fungerer også for et fitnessstudio, f.eks. når du booker en gratis træning eller en prøvenappeal til medlemskab.
Forløbet i otte trin
Af beskeden identificeres det konkrete anliggende.
Den passende ydelse eller aftaletype tildeles.
Indhent navn, kontaktoplysninger og relevante supplerende oplysninger på struktureret vis.
Kontrollér tilgængeligheden i det tilknyttede eller native terminsystem.
Den passende slot bliver direkte reserveret og registreret.
Automatisk bekræftelse via den valgte kanal.
Automatisk påmindelse før aftalen reducerer No-Shows.
Ændringer og annulleringer foregår via den samme kanal.
Gennem hvilke kanaler patienter og kunder kan nås
Zentor App behandler henvendelser via Webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS og telefon fra Zentor SIP-Voicebot afhængigt af din pakkekonfiguration, så patienter og kunder allerede i dag kan komme til din klinik eller studie via den kanal, der passer dem bedst også på flere sprog, hvis dit målgruppe kræver det.
Alle kanaler løber sammen i en fælles indbakke, så jeres team kan se hele samtalehistorikken — uanset hvilken kanal henvendelsen oprindeligt kom fra.
Konkrete fordele for praksisser og studier
Terminanmodninger er også mulige om aftenen, i weekenden og uden for åbningstiden.
Under løbende behandlinger eller kurser behandler Zentor indkommende forespørgsler via Webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram og SMS.
Automatiske påmindelser før aftalen reducerer mærkbart antallet af mislykkede aftaler.
Standardforespørgsler om konsultationstider, tilgængelighed og forberedelse kører automatisk.
Integration i eksisterende systemer
Hvis der allerede anvendes en praksisadministrationssoftware eller et tidsbestillings- eller bookingsystem, kan Zentor via n8n-workflowautomatiseringer og API-integrationer (Individuelt-pakke) kobles til dette for at tjekke tilgængeligheder live og registrere aftaler direkte i det eksisterende system.
Hvis der ikke er forbindelse eller ikke ønskes forbindelse, bruger Zentor platformens native aftalehåndtering et separat system er ikke nødvendigt.
Klare organisatoriske grænser
Zentor App understøtter udelukkende organisationsprocesser omkring aftaler. KI-assistenten stiller ikke diagnoser, træffer ikke terapibeslutninger og erstatter ikke medicinsk, kosmetisk eller træningsrelateret rådgivning fra fagpersonale.
- Tidsbestilling, -bekræftelse, -påmindelse, -ændring og -aflysning
- Videregivelse af oplysninger fra vidensdatabasen: træffetider, generel ydelsesoversigt, forberedelsesvejledning til aftaler
- Modtagelse af ønsker om tilbagekald for henvendelser, der kræver en samtale med fagpersonale
- Ingen diagnoser, ingen terapibeslutninger, ingen medicinsk, kosmetisk eller træningsrelateret rådgivning af AI'en.
Ofte stillede spørgsmål om AI-chatbot til praksisser
Kan AI-chatbotten besvare medicinske spørgsmål eller stille diagnoser?
Nej. Zentor App diagnosticerer ikke, træffer ikke behandlingsbeslutninger og giver ikke medicinsk rådgivning. Den AI-assistente understøtter udelukkende organisatoriske processer Aftale, vidensdatabaser (f.eks. taletid, oversigt over præstationer, forberedelsesmeddelelser til aftaler) samt tilbagekaldelser. Hvis der er sundhedsmæssige problemer, henvises eller overføres den konsekvent til din faglige personale.
Hvordan foregår en tidsbestilling med AI-chatbotten konkret?
Assistenten genkender anmodningen (f.eks. smertetime, kontrolundersøgelse, rådgivningstime, prøvetræning), fastlægger den passende ydelse, registrerer de nødvendige oplysninger (navn, kontaktoplysninger, evt. eksisterende patient-/kundestatus), tjekker ledige tider i det tilkoblede bookingsystem og booker tiden. Derefter sender Zentor en bekræftelse og på det rette tidspunkt en påmindelse.
Kan chatboten flytte eller aflyse eksisterende aftaler?
Ja. Patienter og kunder kan via den samme kanal, som de har booket igennem, anmode om en flytning eller aflysning. Zentor tjekker tilgængeligheden for en ny tid, ombooker eller annullerer og bekræfter ændringen — inden for de regler, du har konfigureret (f.eks. varslingsfrister).
Gennem hvilke kanaler kan patienter eller kunder anmode om aftaler?
Standard via Webchat og e-mail. Med aktiverede moduler i den individuelle pakke, samt via WhatsApp, Telegram, SMS og telefon via Zentor SIP-Voicebot.
Kan AI-assistenten forbindes til vores praksisadministrationssoftware eller vores bookingsystem?
Via n8n-workflowautomatiseringer og API-integrationer (Individuel-pakke) kan Zentor forbindes med eksisterende praksisadministrationssoftware, studie- eller aftaleadministrationssystemer for at tjekke tilgængelighed live og indtaste aftaler direkte. Hvis der ikke findes eller ønskes en integration, bruger Zentor platformens native aftaleadministration. Til individuelle integrationer udarbejder vi et tilbud på forespørgsel.
Hvad koster KI-chatbotten til praksisser, kosmetik- og fitnesscentre hos Zentor App?
Zentor App starter med en 14-dages gratis demo. Starterplanen koster 49 €/måned (KI-chatbot, Webchat, 1 domæne) plus 49 €-opstilling. Den individuelle pakke med omnichannel-kanaler og systemforbindelse er frit konfigurerbar maksimalt 899 €/måned, opstilling til 399 €, tilbud før betaling. Telefon er via Zentor SIP-Voicebot en del af omnichannel-kanalerne i den individuelle pakke.
Automatiser tidsbestillingsforespørgsler til din praksis eller dit studie
Test Zentor App 14 dage gratis, eller tal direkte med os — vi viser dig, hvordan aftaleprocessen konkret kan se ud for din praksis, dit kosmetik- eller fitnesscenter.