AI chatbot pre ordinácie — automatické spracovanie dopytov na termíny

Dopyty na termíny prichádzajú do ordinácií a štúdií často vtedy, keď na recepcii nikto nie je: večer, cez víkend alebo počas prebiehajúcich ošetrení. Hovory, ktoré počas ošetrovania nemožno prijať, vedú k zmeškaným termínom — a pacienti, ktorí sa ozvú neskoro alebo vôbec, k prázdnym termínovým slotom (no-show). Zároveň sa mnohé dopyty opakujú: ordinačné hodiny, či je termín ešte voľný, čo treba na prípravu alebo či je možné spätné zavolanie.

Zentor App preberá tieto opakujúce sa organizačné dopyty štruktúrovane a odbremení tím ordinácie či štúdia pri štandardných dopytoch — aby zostalo viac času na samotnú starostlivosť na mieste.

Pacientka píše o 22. hodine cez webchat: „Od dnes ma bolí zub, potrebujem rýchlo termín.“ Zentor rozpozná požiadavku ako dopyt pri akútnej bolesti, určí vhodný výkon (termín pre bolesť namiesto bežnej kontroly), zaznamená meno, kontaktné údaje a to, či už je pacientkou ambulancie, skontroluje najbližšie voľné akútne termíny v pripojenom rezervačnom systéme, zarezervuje najskorší možný termín a odošle potvrdenie e-mailom. Deň vopred nasleduje automatická pripomienka vrátane pokynov na prípravu (napr. nemusíte byť nalačno, prineste si kartu poistenca). Ak musí pacientka termín na poslednú chvíľu zrušiť, môže to urobiť v tom istom chate — Zentor uvoľní termín a potvrdí storno.

Zákazníčka sa cez WhatsApp pýta na predĺženie mihalníc. Zentor priradí dopyt k vhodnej službe, na základe databázy vedomostí vysvetlí postup a relevantné pokyny na prípravu (napr. žiadna maskara a žiadne kontaktné šošovky v deň termínu), zaznamená kontaktné údaje, overí voľné termíny a zarezervuje požadovaný slot. Dve hodiny vopred Zentor automaticky pripomenie termín cez SMS — to výrazne znižuje pravdepodobnosť zmeškaného termínu. Rovnaký vzor funguje aj pre fitness štúdio, napríklad pri rezervácii bezplatného skúšobného tréningu alebo pri žiadosti o spätné zavolanie kvôli poradenstvu k členstvu.

Zentor App spracúva dopyty cez webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS a telefóniu cez Zentor SIP-Voicebot — podľa konfigurácie vášho balíka. Pacienti a zákazníci tak už dnes kontaktujú ordináciu alebo štúdio cez kanál, ktorý je im najbližší — aj viacjazyčne, ak to vaša cieľová skupina vyžaduje.

Všetky kanály sa zbiehajú v spoločnej schránke, takže váš tím vidí celý priebeh konverzácie — bez ohľadu na to, cez ktorý kanál dopyt pôvodne prišiel.

Ak už používate softvér na správu ordinácie alebo termínový či rezervačný systém, Zentor k nemu možno pripojiť cez automatizácie workflowov n8n a pripojenia API (balík Individuálny), aby v reálnom čase overoval dostupnosti a zapisoval termíny priamo do existujúceho systému.

Ak pripojenie nie je k dispozícii alebo nie je žiaduce, Zentor využíva natívnu správu termínov platformy — samostatný systém na to nie je nevyhnutne potrebný. Pre individuálne pripojenia k existujúcemu softvéru vypracujeme ponuku na požiadanie.

Zentor App podporuje výlučne organizačné procesy okolo termínov. AI asistent nestanovuje diagnózy, nerozhoduje o terapii a nenahrádza lekárske, kozmetické ani tréningové poradenstvo odborným personálom.

• Dojednanie termínu, potvrdenie, pripomenutie, presun a zrušenie
• Odovzdávanie informácií z databázy vedomostí: ordinačné hodiny, všeobecný prehľad služieb, pokyny na prípravu na termíny
• Prijímanie žiadostí o spätné volanie pre veci, ktoré vyžadujú rozhovor so špecialistom
• Žiadne diagnózy, žiadne rozhodnutia o liečbe, žiadne lekárske, kozmetické ani tréningové poradenstvo zo strany AI