KI chatbot pro ordinace — automaticky zpracovávat žádosti o termíny
Lékařské, zubní, kosmetické a fitness kanceláře dostávají žádosti o schůzku kdykoliv během dne, z nichž mnohé jsou mimo provozní dobu. Zentor App přijímá tyto žádosti prostřednictvím Webchat, e-mailu, WhatsApp, Telegram, SMS a telefonních hovorů prostřednictvím Zentor SIP-Voicebot, rozpoznává potřeby, určuje vhodnou službu a vede celý proces schůzky až do potvrzení organizačně, 24 hodin denně a bez lékařské konzultace.
Typické výzvy v každodenním provozu praxe a studia
Žádosti o termíny se do ordinací a studií často dostanou v době, kdy na recepci nikdo není: večer, o víkendu nebo během probíhajících ošetření. Hovory, které nelze během ordinační doby přijmout, vedou k zmeškaným termínům — a pacienti, kteří dají vědět příliš pozdě nebo vůbec, mají za následek prázdné termínové sloty (no-shows). Zároveň se mnoho dotazů opakuje: ordinační hodiny, zda je ještě volný termín, co je potřeba k přípravě, nebo zda je možné zavolat zpět.
Zentor App se stará o tyto opakující se organizační požadavky strukturovaně a uvolňuje pracovní zátěž praxe nebo studia u standardních požadavků a tím jim dává více času na skutečnou péči na místě.
Kompletní proces termínů — dva příklady
Patientka píše ve 22 hodin přes webchat: „Od dneška mě bolí zub, potřebuji rychle termín." Zentor rozpozná požadavek jako žádost o akutní ošetření bolesti, určí vhodný výkon (termín pro ošetření bolesti místo běžné kontroly), zaznamená jméno, kontaktní údaje a to, zda je pacientka již v ordinaci registrována, zkontroluje nejbližší dostupné akutní termíny v propojeném rezervačním systému, zarezervuje nejbližší možný termín a odešle potvrzení e-mailem. Den předem následuje automatická připomínka včetně pokynů k přípravě (např. není nutné být nalačno, přineste kartičku pojišťovny). Pokud musí pacientka termín krátce předem zrušit, může to vyřídit přes stejný chat — Zentor slot uvolní a potvrdí stornování.
Zákaznice se ptá přes WhatsApp na prodloužení řas. Zentor přiřadí poptávku k příslušné službě, na základě znalostní databáze vysvětlí průběh a relevantní pokyny k přípravě (např. žádná řasenka a žádné kontaktní čočky v den termínu), zaznamená kontaktní údaje, zkontroluje volné termíny a zarezervuje požadovaný slot. Dvě hodiny předem Zentor automaticky připomene termín SMS zprávou – tím se výrazně snižuje pravděpodobnost zmeškaného termínu. Stejný vzorec funguje také pro fitness centrum, například při rezervaci bezplatného zkušebního tréninku nebo při žádosti o zavolání zpět ohledně poradenství k členství.
Postup v 8 krocích
Ze zprávy je identifikován konkrétní požadavek.
Je přiřazen odpovídající výkon nebo typ termínu.
Strukturovaně zjišťovat jméno, kontaktní údaje a relevantní doplňující informace.
Zkontrolujte dostupnost v připojeném nebo nativním systému termínů.
Vhodný slot je přímo rezervován a zapsán.
Automatické potvrzení prostřednictvím zvoleného kanálu.
Automatická připomínka před termínem snižuje počet nedostavení se.
Změny a stornování probíhají stejným kanálem.
Přes které kanály jsou pacienti a zákazníci dosažitelní
Zentor App zpracovává dotazy prostřednictvím Webchat, e-mailu, WhatsApp, Telegram, SMS a telefonních hovorů prostřednictvím Zentor SIP-Voicebot podle konfigurace vašeho balíčku.
Všechny kanály se sbíhají do jedné společné schránky, takže váš tým může vidět celou historii konverzace — bez ohledu na to, přes který kanál dotaz původně přišel.
Konkrétní výhody pro ordinace a studia
Žádosti o termíny jsou možné i večer, o víkendu a mimo otevírací dobu.
Během běžných léčebných zákroků nebo kurzů Zentor zpracovává příchozí dotazy prostřednictvím Webchat, e-mailu, WhatsApp, Telegram a SMS.
Automatické připomínky před termínem výrazně snižují počet zmeškaných termínů.
Standardní dotazy ohledně ordinačních hodin, dostupnosti a přípravy probíhají automatizovaně.
Integrace do stávajících systémů
Pokud je již v provozu software pro správu praxe nebo systém pro termíny či rezervace, lze Zentor připojit prostřednictvím n8n automatizací pracovních postupů a API rozhraní (Individuální balíček), aby bylo možné živě kontrolovat dostupnost a zapisovat termíny přímo do stávajícího systému.
Pokud není žádné napojení k dispozici nebo požadováno, Zentor využívá nativní správu termínů platformy — samostatný systém k tomu není nezbytně nutný. Pro individuální napojení na stávající software vytvoříme nabídku na vyžádání.
Jasné organizační hranice
Zentor App podporuje výhradně organizační procesy související s termíny. Asistent AI nestanovuje diagnózy, nepřijímá rozhodnutí o léčbě a nenahrazuje lékařské, kosmetické ani tréninkové poradenství odborným personálem.
- Sjednání termínu, potvrzení termínu, připomenutí termínu, přesunutí termínu a zrušení termínu
- Předávání informací ze znalostní databáze: ordinační hodiny, všeobecný přehled výkonů, pokyny k přípravě na termíny
- Přijímání žádostí o zpětné volání pro záležitosti, které vyžadují rozhovor s odborným personálem
- Žádné diagnózy, žádná rozhodnutí o terapii, žádné lékařské, kosmetické ani tréninkové poradenství ze strany AI.
Časté dotazy k AI chatbotu pro ordinace
Může chatbot s umělou inteligencí odpovídat na lékařské otázky nebo stanovovat diagnózy?
Ne. Zentor App neposkytuje žádné diagnózy, léčebné rozhodnutí ani lékařské poradenství. AI asistent podporuje pouze organizační procesy schůzku, předávání informací z vaší databáze znalostí (např. volné hodiny, přehled výkonnosti, připravující poznámky k schůzkám) a přijímání volání zpět. Pokud máte zdravotní obavy, bude důsledně odeslána nebo předána odborným pracovníkům.
Jak konkrétně probíhá rezervace termínu s AI chatbotem?
Asistent rozpozná požadavek (např. termín bolesti, kontrolní vyšetření, konzultační termín, zkušební trénink), určí vhodný výkon, zaznamená potřebné údaje (jméno, kontaktní údaje, případně stávající status pacienta/zákazníka), zkontroluje dostupné termíny v propojeném termínovém systému a rezervuje termín. Následně Zentor odešle potvrzení a v příslušnou dobu připomínku.
Může chatbot přesunout nebo zrušit stávající termíny?
Ano. Pacienti a zákazníci mohou prostřednictvím stejného kanálu, přes který si rezervovali, požádat o přesun nebo zrušení. Zentor zkontroluje dostupnost nového termínu, přeobjedná nebo zruší a potvrdí změnu — v rámci vámi nakonfigurovaných pravidel (např. předstihu).
Jakými kanály mohou pacienti nebo zákazníci žádat o termíny?
Standardně prostřednictvím Webchat a e-mailu, s aktivovanými dalšími moduly v individuálním balíčku, a to prostřednictvím WhatsApp, Telegram, SMS a telefonie prostřednictvím Zentor SIP-Voicebot.
Lze asistenta AI napojit na náš software pro správu praxe nebo na náš systém termínů?
Prostřednictvím n8n workflow automatizací a API napojení (individuální balíček) lze Zentor propojit se stávajícím softwarem pro správu praxe, studiem nebo systémy pro správu termínů, aby bylo možné živě kontrolovat dostupnost a přímo zadávat termíny. Pokud žádné napojení neexistuje nebo není žádoucí, Zentor využívá nativní správu termínů platformy. Pro individuální napojení vytvoříme nabídku na vyžádání.
Kolik stojí AI chatbot pro ordinace, kosmetické a fitness studia u Zentor App?
Zentor App začíná 14denní bezplatnou demonstrací. Starterový plán stojí 49 €/měsíc (KI-chatbot, Webchat, 1 doména) plus 49 € instalace. Individuální balíček s omnichannelovými kanály a systémovým připojením je volně konfigurovatelný maximálně 899 €/měsíc, instalace do 399 €, nabídka před platbou. Telefonie je součástí omnichannelových kanálů v individuálním balíčku prostřednictvím Zentor SIP-Voicebot.
Automatizujte žádosti o termíny pro vaši praxi nebo vaše studio
Zkuste Zentor App zdarma na 14 dní nebo si s námi promluvte přímo ukážeme vám, jak může být proces schůzky pro vaši praxi, kosmetiku nebo posilovnu konkrétní.