Chatbot z umetno inteligenco za ordinacije – samodejno obdelovanje povpraševanj za termine

Povpraševanja za termine pogosto prispejo v ordinacije in studie takrat, ko na recepciji ni nikogar: zvečer, ob koncih tedna ali med potekajočimi obravnavami. Klici, na katere med časom obravnav ni mogoče odgovoriti, vodijo do zamujenih terminov — pacienti, ki termin odpovedo prepozno ali sploh ne, pa do praznih terminov (izostanki). Hkrati se mnoga povpraševanja ponavljajo: ordinacijski čas, ali je termin še prost, kaj je potrebno za pripravo ali ali je mogoč povratni klic.

Zentor App ta ponavljajoča se organizacijska povpraševanja prevzame strukturirano in razbremeni ekipo ordinacije oziroma studia pri standardnih povpraševanjih — tako ostane več časa za dejansko oskrbo na kraju samem.

Pacientka ob 22. uri prek spletnega klepeta napiše: »Od danes me boli zob, nujno potrebujem termin.« Zentor zadevo prepozna kot povpraševanje zaradi akutne bolečine, določi ustrezno storitev (termin zaradi bolečine namesto rednega pregleda), zabeleži ime, kontaktne podatke in ali je že pacientka ordinacije, preveri naslednje proste termine za nujne primere v povezanem sistemu za termine, rezervira najzgodnejši možni termin in pošlje potrditev po e-pošti. Dan prej sledi samodejni opomnik z navodili za pripravo (npr. ni treba biti tešč, prinesite kartico zdravstvenega zavarovanja). Če mora pacientka termin na kratko odpovedati, lahko to stori prek istega klepeta — Zentor sprosti termin in potrdi odpoved.

Stranka prek WhatsAppa povpraša o podaljševanju trepalnic. Zentor povpraševanje dodeli ustrezni storitvi, na podlagi baze znanja pojasni potek in pomembna navodila za pripravo (npr. brez maskare in brez kontaktnih leč na dan termina), zabeleži kontaktne podatke, preveri proste termine in rezervira želeni termin. Dve uri prej Zentor samodejno pošlje opomnik po SMS — to občutno zmanjša verjetnost zamujenega termina. Enak vzorec deluje tudi za fitnes studio, na primer pri rezervaciji brezplačnega poskusnega treninga ali prošnji za povratni klic za svetovanje o članstvu.

Zentor App obdeluje povpraševanja prek spletnega klepeta, e-pošte, WhatsAppa, Telegrama, SMS in telefonije prek Zentor SIP-Voicebota — odvisno od konfiguracije vašega paketa. Tako pacienti in stranke ordinacijo ali studio že danes dosežejo prek kanala, ki jim je najbližji — tudi večjezično, če to zahteva vaša ciljna skupina.

Vsi kanali se stekajo v en skupni nabiralnik, kar vaši ekipi omogoča vpogled v celoten potek pogovora – ne glede na to, prek katerega kanala je povpraševanje prvotno prispelo.

Če je že v uporabi programska oprema za upravljanje ordinacije ali sistem za termine oziroma rezervacije, je mogoče Zentor nanj povezati prek avtomatizacij potekov dela n8n in povezav API (paket Individualno), da v živo preverja razpoložljivost in termine vnaša neposredno v obstoječi sistem.

Če povezava ne obstaja ali ni zaželena, Zentor uporablja izvorno upravljanje terminov platforme — ločen sistem za to ni nujno potreben. Za individualne povezave z obstoječo programsko opremo na zahtevo pripravimo ponudbo.

Zentor App podpira izključno organizacijske postopke v zvezi s termini. Asistent z umetno inteligenco ne postavlja diagnoz, ne sprejema odločitev o terapiji in ne nadomešča medicinskega, kozmetičnega ali s treningom povezanega svetovanja strokovnega osebja.

• Dogovarjanje, potrjevanje, opominjanje, prestavljanje in odpovedovanje terminov
• Posredovanje informacij iz baze znanja: ordinacijski čas, splošni pregled storitev, navodila za pripravo na termine
• Sprejemanje prošenj za povratni klic pri zadevah, ki zahtevajo pogovor s strokovnim osebjem
• Brez diagnoz, brez odločitev o terapiji, brez medicinskega, kozmetičnega ali s treningom povezanega svetovanja s strani umetne inteligence