Chatbot för fastighetsbranschen — automatisera hyresgästförfrågningar
Företag inom bostadsbranschen och fastighetsförvaltning får varje dag många likartade hyresgästförfrågningar och skadeanmälningar — via webchat, WhatsApp, e-post, SMS eller telefoni via Zentor SIP-Voicebot. Zentor App tar emot dessa anmälningar, identifierar objektet och lägenheten, registrerar skadan, bedömer brådskande, skapar ett ärende, hänvisar det till den ansvariga enheten och håller hyresgästen uppdaterad om statusen. Komplexa eller juridiskt känsliga fall överlämnas via handover av Zentor App till ert team — i enlighet med GDPR.
Från hyresgästens samtal till avslutad skadeanmälan
Zentor App hanterar inte bara delar av processen, utan allt från den första anmälan till det dokumenterade avslutet – beroende på konfiguration och anslutna system:
Ta emot anmälan
Hyresgästen hör av sig via WhatsApp, webbchatt, e-post eller SMS – Zentor App tar emot anmälan i den kanal som hyresgästen använder just då.
Identifiera objekt och lägenhet
Baserat på adress, hyresgästnummer eller sparade kontaktuppgifter tilldelar Zentor App anmälan rätt objekt och rätt lägenhet.
Registrera skada
Typ av skada, berört område – t.ex. värme, VVS, el – och kompletterande uppgifter efterfrågas strukturerat.
Bedöm hur brådskande
Utifrån inlagda kriterier bedömer Zentor App hur brådskande ärendet är – en akut vattenskada prioriteras annorlunda än en trasig ringklocka.
Skapa ärende
Av anmälan skapas automatiskt ett strukturerat ärende med alla registrerade uppgifter i Zentor Apps inkorg.
Tilldela ansvarig enhet
Beroende på skadetyper och objekt tilldelar Zentor App ärendet till den ansvariga fastighetsvårdsarbetaren, ärendehandläggaren eller externa hantverksföretaget – enligt de hos er sparade ansvarsområdena.
Meddela status
Hyresgästen får återkoppling om aktuell handläggningsstatus – automatiskt eller från den ansvariga medarbetaren, beroende på konfiguration.
Dokumentera avslut
När ärendet är åtgärdat dokumenteras avslutet i ärendet. Hela historiken förblir spårbar för förvaltning, fastighetsskötare och hantverksfirma.
Vid juridiskt komplexa eller ovanliga fall lämnar Zentor App över ärendet via handover till en medarbetare på din fastighetsförvaltning – inklusive hela den historik som registrerats fram till dess.
Konkret nytta för din fastighetsförvaltning
Så stöder Zentor App din fastighetsförvaltning
Svara automatiskt på rutinfrågor
Öppettider, kontaktpersoner, allmänna processer och vanliga frågor från hyresgäster besvarar Zentor App automatiskt – via webbchatt, WhatsApp, e-post, SMS och andra kanaler, utifrån din kunskapsbas, dygnet runt.
Hantera skadeanmälan ända till avslut
Ta emot anmälan, identifiera fastighet och lägenhet, registrera skadan, bedöm hur brådskande den är, skapa ett ärende och tilldela det till ansvarig enhet – Zentor App genomför hela processen och håller hyresgästen informerad om statusen.
Kunskapsbas med FAQ om hyresrätt
Lägg in hyresrättslig information, processbeskrivningar och frister i kunskapsbasen (1.000 MB i Starter, kan utökas på begäran). Zentor App använder denna grund för precisa svar.
Webbchatt, e-post, WhatsApp, SMS, Telegram och telefoni i en gemensam inkorg
Alla hyresgästkanaler samlas i Zentor Apps omnikanalsinkorg: webbchatt, e-post, WhatsApp, SMS, Telegram och telefoni via Zentor SIP-Voicebot. Ingen kanal går förlorad.
Överlämning för komplexa fall
Juridiskt eller sakligt komplexa förfrågningar samt ovanliga skadefall lämnar Zentor App vidare via handover till din handläggare – inklusive fullständig samtals- och ärendehistorik för en sömlös överlämning.
GDPR-kompatibel, EU-hosting
Hyresgästdata är känsliga. Zentor App drivs i EU eller som en On-Premises-variant — du behåller full kontroll över dina data och uppfyller kraven i GDPR.
Din kunskapsbas: grunden för konsekvent hyresgästkommunikation
Lägg in hyresrättslig information, processbeskrivningar, ansvarsområden och objektdata i Zentor Apps kunskapsbas. AI-chattboten hämtar från den vid varje förfrågan – konsekvent, alltid tillgänglig och utan manuellt underhåll per enskild fråga. I Individuell-paketet möjliggör Vector-RAG semantisk sökning i omfattande dokument som hyresavtal och driftkostnadsavräkningar.
För team inom fastighetsförvaltning
I fastighetsförvaltningar arbetar ofta flera medarbetare med olika objekt. Individuell-paketet omfattar rollbaserad åtkomstkontroll (RBAC) och en granskningslogg som gör det spårbart vem som har hanterat vilken förfrågan. Övervakning och rapporter ger dig en överblick över kommunikationsvolym och förfrågningstyper.
Börja smått, bygg ut målinriktat, mät framgången
Starta smått
Börja med Starter-paketet: webbchatt, kunskapsbas och strukturerad skadeanmälan för en domän – utan ledtid för telefoni eller ytterligare systemanslutning.
Bygg ut målinriktat
Om behovet växer kan WhatsApp, SMS, Telegram, n8n-arbetsflöden, RBAC-rollhantering och granskningslogg läggas till som fritt valbara moduler i Individuell-paketet. Telefoni är tillgänglig som likvärdig kanal via Zentor SIP-Voicebot.
Mät resultat
Övervakning och rapporter visar hur många ärenden som hanteras automatiskt, hur snabbt ärenden skapas och tilldelas, samt hur många fall som övertogs till ert team.
Vanliga frågor
Vilka hyresgästförfrågningar kan chattboten besvara automatiskt?
Chattboten besvarar alla förfrågningar som du har lagt in information om i kunskapsbasen – till exempel öppettider, kontaktpersoner för olika ärenden, processer för skadeanmälningar, allmän hyresrättslig information och frister. Individuella fall lämnas över till ditt team via handover.
Hur tas skadeanmälningar emot?
Zentor App tar emot anmälan via WhatsApp, e-post, webbchatt, SMS eller telefoni via Zentor SIP-Voicebot, kopplar den till rätt objekt och rätt lägenhet, registrerar skadans art och plats och bedömer hur brådskande den är. Av detta skapas automatiskt ett strukturerat ärende i Zentor Apps inkorg, som tilldelas den ansvariga enheten – fastighetsskötare, handläggare eller extern hantverksfirma. Hyresgästen får statusbesked och avslutet dokumenteras.
Kan Zentor App integreras med fastighetsportaler som ImmobilienScout eller Immowelt?
Nej – Zentor App erbjuder ingen direkt integration med fastighetsportaler. Fokus ligger på direkt kommunikation med hyresgäster via webbchatt, WhatsApp, e-post, SMS och andra kanaler som du själv driver.
Vilka kanaler finns tillgängliga för kommunikation med hyresgäster?
Zentor App samlar de sex likvärdiga kanalerna webbchatt, e-post, WhatsApp, Telegram, SMS och telefoni via Zentor SIP-Voicebot i en omnikanalsinkorg. Hyresgästerna väljer sin föredragna kanal – alla meddelanden samlas hos dig på ett ställe och är helt spårbara.
Kan Zentor App också ta emot anrop från hyresgäster?
Telefoni kan läggas till via Zentor SIP-Voicebot; telefonnummer och passande SIP-/PSTN-anslutning tillhandahålls av Zentor inom ramen för den individuella installationen.
Hur fungerar överlämningen för komplexa förfrågningar?
Vid juridiskt eller sakligt komplexa förfrågningar samt ovanliga skadefall lämnar Zentor App över samtalet via handover till en medarbetare på din fastighetsförvaltning. Kollegan ser hela samtals- och ärendehistoriken och kan fortsätta sömlöst – utan att be hyresgästen upprepa något.
Är Zentor App GDPR-kompatibel för behandling av hyresgästdata?
Ja. Zentor App kan driftas inom EU eller som en on-premises-variant. Därmed uppfyller du kraven i GDPR för datalagring och bearbetning – särskilt viktigt vid kommunikation med hyresgäster och lagring av känsliga lägenhetsdata.
Vad kostar Zentor App för en fastighetsförvaltning?
Utöver den kostnadsfria demon erbjuder Zentor App två prissatta paket: Starter och Individuell. Starter-paketet innehåller AI-chattbot och webbchatt för en domän. För fastighetsförvaltningar med flera medarbetare och många objekt kan WhatsApp, SMS, Telegram, n8n-arbetsflöden, RBAC-rollhantering och granskningslogg konfigureras som fritt valbara moduler i Individuell-paketet; telefoni är tillgänglig som likvärdig kanal via Zentor SIP-Voicebot. Aktuella priser hittar du på prissidan.
Passar Zentor App även för större företag inom bostadsbranschen?
Ja. Zentor App skalar från den enskilda fastighetsförvaltningen till stora bostadsföretag med flera orter. I Individuell-paketet kan utökade användargränser och on-premises-drift konfigureras som fritt valbara moduler – relevant för bostadsbolag och bostadskooperativ med strikta dataskyddskrav och en stor volym hyresgästförfrågningar. För enterprise-krav, se vår lösningssida för större företag.
Kan chattboten förkvalificera hyresintressenter?
Ja. Vid nyuthyrning kan chattboten förkvalificera hyresintressenter direkt i chatten: hushållets storlek, inflyttningsdatum, budget och beredskap att visa Schufa-intyg efterfrågas strukturerat. Endast lämpliga intressenter vidarebefordras till ditt team för att boka visning – det minskar det manuella arbetet vid den första gallringen avsevärt.
Konfigurera Zentor App för din fastighetsförvaltning
Prata med oss i ett demosamtal om hur Zentor App strukturerar din hyresgästkommunikation och avlastar ditt team från rutinförfrågningar.