Chatbot asuntovuokrausalalle — automatisoi vuokralaiskyselyt
Asuntokeskukset ja -hallintoyhtiöt saavat päivittäin paljon samanlaisia vuokrahakemuksia ja vahinkoilmoituksia Webchat, WhatsApp, sähköpostitse, tekstiviestillä tai puhelimitse Zentor SIP-Voicebot:n kautta. Zentor App vastaanottaa nämä ilmoitukset, tunnistaa kohteen ja asunnon, havaitsee vahingon, arvioi vahingon kiireellisyyden, laatii lipun, antaa ohjeet, jotka koskevat sitä, ja antaa vuokralaiselle tiedot tilanteesta. Monimutkaiset tai laillisesti arkaluonteiset tapaukset Zentor App toimittaa henkilökuntaansa GDPR-vaatimusten mukaisesti.
Vuokralaisen puhelusta valmiiseen vahinkoilmoitukseen
Zentor App hoitaa prosessin ei vain osittain, vaan ensimmäisestä ilmoituksesta dokumentoituun käsittelyyn — riippuen konfiguraatiosta ja liitetyistä järjestelmistä:
Vastaanota ilmoitus
Vuokralainen ilmoittautuu WhatsApp:n, Webchat:n, sähköpostia tai tekstiviestiä Zentor App:n kautta. Vuokralainen vastaanottaa ilmoituksen sillä kanavalla, jota hän käyttää.
Tunnista kohde ja asunto
Zentor App yhdistää ilmoituksen oikeaan kohteeseen ja oikeaan asuntoon osoitteen, vuokralaisnumeron tai tallennettujen yhteystietojen perusteella.
Vahingon kirjaaminen
Vahingon tyyppi, vahingoittunut alue — esim. lämmitys, vesi- ja viemäri, sähkö — ja lisätiedot kysytään jäsennellysti.
Arvioi kiireellisyys
Tallennettujen kriteerien perusteella Zentor App arvioi kiireellisyyden — akuutti vesivahinko priorisoidaan eri tavalla kuin rikkinäinen ovikello.
Luo tiketti
Ilmoituksesta syntyy automaattisesti strukturoitu tiketti kaikkine tallennettuine tietoineen Zentor App-Inboxissa.
Määritä vastuutaho
Vahinkotyypistä ja kohteesta riippuen Zentor App ohjaa tiketin vastaavalle kiinteistönhoitajalle, käsittelijälle tai ulkopuoliselle urakoitsijalle — teillä määritettyjen vastuualueiden mukaisesti.
Ilmoita tila
Vuokralainen saa palautteen käsittelyn nykytilasta — joko automaattisesti tai vastaavan työntekijän toimesta, kokoonpanosta riippuen.
Dokumentoi päättäminen
Valmistumisen jälkeen päättäminen dokumentoidaan tiketissä. Täydellinen historia pysyy jäljitettävissä hallinnolle, huoltomiehelle ja käsityöyritykselle.
Oikeudellisesti monimutkaisissa tai epätavallisissa tapauksissa Zentor App siirtää asian Handover-toiminnolla isännöintitoimiston työntekijälle — mukaan lukien täydellinen siihen mennessä tallennettu historia.
Konkreettinen hyöty kiinteistönhallinnallesi
Näin Zentor App tukee kiinteistönhoitoasi.
Vastaa rutiinikyselyihin automaattisesti.
Zentor App vastaa automaattisesti Webchat, WhatsApp, sähköposti, tekstiviesti ja muut kanavat tietokannastasi ympäri vuorokauden.
Käsittele vahinkoilmoitus loppuun asti.
Vastaanota ilmoitus, tunnista kohde ja asunto, kirjaa vahinko, arvioi kiireellisyys, luo tiketti ja osoita se vastuutaholle — Zentor App suorittaa koko prosessin ja pitää vuokralaisen ajan tasalla tilanteesta.
Tietopankki vuokraoikeuden UKK:sta
Tallenna vuokraoikeustiedot, prosessikuvaukset ja määräajat tietopankkiin (1 000 MB Starter-paketissa, laajennettavissa pyynnöstä). Zentor App käyttää tätä pohjaa tarkkoihin vastauksiin.
Webchat, sähköposti, WhatsApp, SMS, Telegram ja puhelut yhdessä postilaatikossa.
Kaikki vuokralaisten kanavat yhdistyvät Zentor App:n monikanavaiseen sisääntulolaatikkoon: Webchat, sähköposti, WhatsApp, tekstiviestit, Telegram ja puhelinpalvelut Zentor SIP-Voicebot:n kautta.
Luovutus monimutkaisiin tapauksiin
Oikeudellisesti tai asiantuntevasti monimutkaiset tiedustelut sekä epätavalliset vahinkotapaukset Zentor App välittää Handoverin kautta käsittelijällesi — mukaan lukien täydellinen keskustelu- ja käsittelyhistoria saumatonta siirtoa varten.
GDPR-yhteensopiva, EU-hosting
Vuokralaistiedot ovat arkaluonteisia. Zentor App -sovellusta käytetään EU:ssa tai on-premises-vaihtoehtona — säilytät täyden tietojen hallinnan ja täytät GDPR-vaatimukset.
Tietopankkinne: perusta johdonmukaiselle vuokralaisviestinnälle
Sijoitetaan vuokra-asiat, prosessi kuvaukset, toimivaltuudet ja kohteet tiedot Zentor App tietokantaan. AI-chatbot vetää siitä jokaisen kyselyn johdonmukaisesti, aina saatavilla ja ilman manuaalista yksittäistä huolenpitoa kysymyksestä. Yksittäinen paketti Vector-RAG mahdollistaa semanttisen hakun laajoista asiakirjoista, kuten vuokrasopimuksista ja käyttökulutuslaskelmista.
Kiinteistönhallinnan tiimeille
Kiinteistönhallinnassa työskentelee usein useita työntekijöitä, jotka vastaavat eri kohteista. Yksilöllinen paketti sisältää roolipohjaisen käyttöoikeuksien hallinnan (RBAC) sekä auditointilokin, joka näyttää, kuka on käsitellyt mitäkin pyyntöä. Seuranta ja raportit antavat sinulle yleiskuvan viestinnän määrästä ja pyyntötyypeistä.
Aloita pienesti, laajenna tavoitteellisesti, mittaa menestys.
Aloita pienestä
Aloita käynnistyspaketilla: Webchat, tietokanta ja jäsennelty vahinkoilmoitus verkkotunnukselle ilman puhelin- tai lisäsytytysjaksoa.
Laajenna kohdennetusti
Jos tarve kasvaa, WhatsApp-, SMS-, Telegram-, n8n-työnkulkujen, RBAC-roolipohjaisen käyttöoikeuksien hallinnan ja auditointilokin moduuleja voidaan lisätä yksilölliseen pakettiin valinnaisina lisäominaisuuksina. Puhelin on saatavilla tasavertaisena kanavana Zentor SIP -äänirobotin kautta.
Menestyksen mittaaminen
Valvonta ja raportit näyttävät, kuinka monta ilmoitusta on käsitelty automaattisesti, kuinka nopeasti tikettejä on luotu ja niille on määritetty vastuuhenkilö, ja kuinka monta tapausta on siirretty eteenpäin omalle tiimillesi.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä vuokralaisten kysymyksiä chatbot voi vastata automaattisesti?
Chatbot vastaa kaikkiin kyselyihin, joihin olet tallentanut tietoja tietokantaan – esimerkiksi aukioloaikoihin, eri asioiden yhteyshenkilöihin, vahinkoilmoitusten käsittelyprosesseihin, yleisiin vuokralakiasioihin ja määräajoihin. Yksittäiset tapaukset siirretään manuaalisesti eteenpäin omalle tiimillesi.
Miten vahinkoilmoitukset otetaan vastaan?
Zentor App vastaanottaa ilmoituksen WhatsApp:n, sähköpostin, Webchat:n, tekstiviestin tai puhelun kautta Zentor SIP-Voicebot:n kautta, kohdistaa sen oikeaan kohteeseen ja oikeaan asuntoon, selvittää vahingon luonteen ja paikan ja arvioi vahingon kiireellisyyden. Tämän jälkeen Zentor App:n postilaatikossa syntyy automaattisesti rakenteellinen lippu, joka annetaan toimivaltaiselle elimelle talonhoitajalle, käsittelijalle tai ulkopuoliselle käsityöläiselle yritykselle . Vuokranantaja saa palautuksen, jonka lopputuloksen dokumentoidaan.
Voiko Zentor App integroida kiinteistöportaaleihin kuten ImmobilienScout tai Immowelt?
Ei Zentor App ei tarjoa suoraa integrointia kiinteistöportaaleihin vaan keskittyy vuokralaisten suoraa viestintää varten Webchat, WhatsApp, sähköposti, tekstiviestit ja muut itse ylläpitämät kanavat.
Mitä kanavia on käytettävissä vuokralaisviestintään?
Zentor App yhdistää kuusi samanarvoista kanavaa – Webchat, sähköposti, WhatsApp, Telegram, SMS ja puhelut – Zentor SIP-Voicebotin kautta yhdeksi omnikanavaiseksi saapuneiden kansioksi. Vuokralaiset valitsevat haluamansa kanavan – kaikki viestit kokoontuvat yhdelle alustalle ja ovat täysin jäljitettävissä.
Voiko Zentor App myös vastaanottaa puheluita vuokralaisilta?
Puhelinpalvelu on lisättävissä Zentor SIP-Voicebotin kautta; puhelinnumero ja sopiva SIP-/PSTN-yhteys toimitetaan yksilöllisen käyttöönoton yhteydessä Zentorin toimesta.
Miten handover toimii monimutkaisissa pyynnöissä?
Oikeudellisesti tai asiantuntevasti monimutkaisissa tiedusteluissa sekä epätavallisissa vahinkotapauksissa Zentor App siirtää keskustelun Handover-toiminnolla kiinteistönhoitoyhtiönne työntekijälle. Kollega näkee koko keskustelu- ja käsittelyhistorian ja voi jatkaa saumattomasti — pyytämättä vuokralaista toistamaan itseään.
Onko Zentor App GDPR-yhteensopiva vuokralaistietojen käsittelyyn?
Kyllä. Zentor App voi toimia EU:ssa tai on-premise-vaihtoehtona, mikä täyttää GDPR:n tietosuoja- ja käsittelyvaatimukset, jotka ovat erityisen tärkeitä vuokralaisten kanssa kommunikoidessa ja arkaluonteisten asuntotietojen tallentamisessa.
Mitä Zentor App maksaa isännöintiin?
Zentor App tarjoaa ilmaisen demo-version lisäksi kaksi hinnoiteltua pakettia: Starter ja Individual. Starter-paketti sisältää AI-chatbotin ja Webchat:n domenille. Useiden työntekijöiden ja monien kohteiden omaisuuden hallinnointiin voidaan konfiguroida WhatsApp, SMS, Telegram, n8n-työkulut, RBAC-roolinhallinta ja auditointipolku vapaasti valittaviksi moduuleiksi yksilöllisessä pakettiin; puhelinliikenne on saatavilla Zentor SIP-Voicebot:n kautta tasapuolisena kanavana. Nykyiset hinnat löytyvät hinnasivuilta.
Onko Zentor App soveltuva myös suurempiin asuntoyrityksiin?
Kyllä. Zentor App skaalautuu yksittäisestä kiinteistöhallinnasta usean toimipaikan suurelle asuntotoiminnalle. Yksittäispaketti tarjoaa laajennetut käyttörajat ja paikan päällä toimivan toiminnan konfiguroinnin vapaasti valittaviksi moduuleiksi soveltuu kiinteistöyhtiöihin ja asuntokäyttöjärjestöihin, joilla on tiukat tietosuojasäännöt ja suuri vuokrahakemus. Yritysvaatimukset katso suuryritysten ratkaisusivu.
Voiko chatbot esikarsia vuokramahdollisuuksista kiinnostuneita?
Kyllä. Uusiin vuokra-asuntoihin liittyen chatbot voi esikarsia vuokralaismäärää suoraan chatin kautta: kotitalon koko, muuton ajankohta, budjetti ja luottotietojen saatavuus kysytään järjestelmällisesti. Vain sopivat hakijat ohjataan tiimillenne näyttöä varten, mikä vähentää merkittävästi manuaalista työtä ensimmäisissä yhteydenotoissa.
Aseta Zentor App taloushallintoon
Keskustelkaa kanssamme demokeskustelussa siitä, miten Zentor App jäsentää vuokralaisviestintänne ja vapauttaa tiiminne rutiinikyselyistä.