Chatbot pentru sectorul locativ —
automatizarea solicitărilor chiriașilor
Companiile din domeniul locuințelor și administratorii de clădiri primesc zilnic numeroase cereri similare de la chiriași și rapoarte de avarii — prin webchat, WhatsApp, e-mail, SMS sau telefonic prin Zentor SIP-Voicebot. Zentor App preia aceste rapoarte, identifică clădirea și apartamentul, înregistrează avaria, evaluează urgența, creează un tichet, îl atribuie departamentului competent și ține chiriașul la curent cu starea. Cazurile complexe sau cu implicații juridice sunt predate de Zentor App prin handover echipei dumneavoastră — în conformitate cu GDPR.
De la apelul chiriașului la sesizarea de daună finalizată
Zentor App preia procesul nu doar parțial, ci de la prima sesizare până la soluționarea documentată — în funcție de configurație și de sistemele conectate:
Preluarea sesizării
Chiriașul ia legătura prin WhatsApp, webchat, e-mail sau SMS — Zentor App preia sesizarea pe canalul pe care chiriașul îl folosește în acel moment.
Identificarea proprietății și a apartamentului
Pe baza adresei, a numărului de chiriaș sau a datelor de contact salvate, Zentor App atribuie sesizarea proprietății și apartamentului corecte.
Înregistrarea daunelor
Se solicită structurat tipul daunelor, zona afectată (de exemplu: încălzire, instalații sanitare, electricitate) și informații suplimentare.
Evaluarea urgenței
Pe baza criteriilor salvate, Zentor App evaluează urgența — o daună acută cauzată de apă este prioritizată altfel decât o sonerie defectă.
Crearea unui tichet
Din mesaj se generează automat un tichet structurat cu toate datele înregistrate în Zentor App Inbox.
Atribuirea către responsabil
În funcție de tipul daunelor și de obiect, Zentor App alocă tichetul responsabilului cu întreținerea, specialistului sau firmei de meșteșuguri externe, în conformitate cu atribuțiile definite în sistem.
Notificarea statusului
Chiriașul primește un feedback privind stadiul actual al procesării — automat sau de la angajatul responsabil, în funcție de configurație.
Documentarea încheierii
După finalizare, încheierea este documentată în tichet. Istoricul complet rămâne vizibil pentru administrație, paznic și firma de servicii.
În cazurile complexe din punct de vedere juridic sau neobișnuite, Zentor App transferă cazul prin handover unui angajat al firmei dumneavoastră de administrare imobiliară — inclusiv cu istoricul complet înregistrat până în acel moment.
Beneficii concrete pentru firma dumneavoastră de administrare imobiliară
Așa vă sprijină Zentor App în administrarea imobilelor
Răspuns automat la solicitările de rutină
Zentor App răspunde automat la întrebări despre programul de lucru, persoanele de contact și procesele generale, precum și la întrebările frecvente ale chiriașilor — prin webchat, WhatsApp, e-mail, SMS și alte canale, din baza dumneavoastră de cunoștințe, non-stop.
Gestionarea sesizării de daună până la finalizare
Primit mesajul, recunoaște obiectul și apartamentul, înregistrează dauna, evaluează urgența, creează tichetul și îl atribuie autorității competente — Zentor App execută procesul complet și ține chiriașul informat cu privire la status.
Bază de cunoștințe cu întrebări frecvente despre dreptul locativ
Salvați în baza de cunoștințe informații despre dreptul locativ, descrieri ale proceselor și termene (1.000 MB în Starter, extensibil la cerere). Zentor App folosește această bază pentru răspunsuri precise.
Webchat, e-mail, WhatsApp, SMS, Telegram și telefonie într-un singur inbox
Toate canalele chiriașilor converg în inbox-ul omnichannel Zentor App: webchat, e-mail, WhatsApp, SMS, Telegram și telefonie prin Zentor SIP-Voicebot. Niciun canal nu se pierde.
Transfer (handover) pentru cazurile complexe
Solicitările complexe din punct de vedere juridic sau tehnic, precum și cazurile de daune neobișnuite sunt transferate de Zentor App prin handover către referentul dumneavoastră — inclusiv cu istoricul complet al conversației și al procesării, pentru un transfer fără întreruperi.
Conform GDPR, găzduire în UE
Datele chiriașilor sunt sensibile. Zentor App este operată în UE sau ca variantă on-premises — păstrați controlul deplin asupra datelor și îndepliniți cerințele GDPR.
Baza dumneavoastră de cunoștințe: fundamentul unei comunicări consecvente cu chiriașii
Salvați în baza de cunoștințe Zentor App informații despre dreptul locativ, descrieri ale proceselor, responsabilități și date despre proprietăți. Chatbotul IA le folosește la fiecare solicitare — consecvent, disponibil oricând și fără întreținere manuală separată pentru fiecare întrebare. În pachetul Individual, Vector-RAG permite căutarea semantică în documente ample, precum contractele de închiriere și decontul cheltuielilor de întreținere.
Pentru echipele din administrarea imobiliară
În firmele de administrare imobiliară, adesea mai mulți angajați lucrează la proprietăți diferite. Pachetul Individual include controlul accesului bazat pe roluri (RBAC) și un jurnal de audit care arată trasabil cine a procesat fiecare solicitare. Monitorizarea și rapoartele vă oferă o imagine de ansamblu asupra volumului de comunicare și a tipurilor de solicitări.
Începeți la scară mică, extindeți țintit, măsurați succesul
Start cu pași mici
Începeți cu pachetul Starter: webchat, bază de cunoștințe și sesizare structurată a daunelor pentru un domeniu — fără timp de pregătire pentru telefonie sau integrări suplimentare cu sisteme.
Extindere țintită
Dacă cererea crește, în pachetul Individual pot fi adăugate ca module selectabile liber WhatsApp, SMS, Telegram, fluxuri n8n, gestionarea rolurilor RBAC și Audit-Trail. Telefonia este disponibilă ca canal de egală importanță prin Zentor SIP-Voicebot.
Măsurarea succesului
Monitorizarea și rapoartele arată câte sesizări au fost procesate automat, cât de repede au fost create și atribuite tichetele și câte cazuri au ajuns prin handover la echipa dumneavoastră.
Întrebări frecvente
La ce solicitări ale chiriașilor poate răspunde automat chatbotul?
Chatbotul răspunde la toate întrebările pentru care aveți informații stocate în baza de cunoștințe — de exemplu, orele de funcționare, persoanele de contact pentru diferite solicitări, procedurile de raportare a daunelor, informații generale privind dreptul de închiriere și termenele limită. Cazurile individuale sunt transferate echipei dumneavoastră prin handover.
Cum sunt preluate sesizările de daune?
Zentor App primește notificarea prin WhatsApp, e-mail, webchat, SMS sau telefonic, o preia de la Zentor SIP-Voicebot, o alocă obiectului și apartamentului corect, înregistrează tipul și locația defecțiunii și evaluează urgența. În consecință, se generează automat un tichet structurat în Zentor App-Inbox, care este atribuit autorității competente — paznic, specialist sau firmă de servicii exterioară. Locatarul primește o actualizare privind starea, iar finalizarea este documentată.
Se poate integra Zentor App în portalurile imobiliare precum ImmobilienScout sau Immowelt?
Nu — Zentor App nu oferă o integrare directă cu portalurile imobiliare. Accentul este pus pe comunicarea directă cu chiriașii prin webchat, WhatsApp, e-mail, SMS și alte canale pe care le gestionați dumneavoastră.
Ce canale sunt disponibile pentru comunicarea cu chiriașii?
Zentor App reunește cele șase canale de egală importanță — webchat, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS și telefonie prin Zentor SIP-Voicebot — într-un inbox omnichannel. Chiriașii își aleg canalul preferat — toate mesajele ajung la dumneavoastră într-un singur loc și sunt complet trasabile.
Poate Zentor App să primească și apeluri de la chiriași?
Telefonia poate fi adăugată prin Zentor SIP-Voicebot; numărul de telefon și conexiunea SIP/PSTN potrivită sunt puse la dispoziție de Zentor în cadrul configurării individuale.
Cum funcționează transferul (handover) pentru solicitările complexe?
În cazul solicitărilor complexe din punct de vedere juridic sau tehnic, precum și al cazurilor de daune neobișnuite, Zentor App transferă conversația prin handover unui angajat al firmei dumneavoastră de administrare imobiliară. Colegul vede istoricul complet al conversației și al procesării și poate continua fără întreruperi — fără a-i cere chiriașului să repete informațiile.
Este Zentor App conformă GDPR pentru prelucrarea datelor chiriașilor?
Da. Zentor App poate fi operată în UE sau ca variantă on-premises. Astfel îndepliniți cerințele GDPR privind stocarea și prelucrarea datelor — deosebit de important în comunicarea cu chiriașii și la stocarea datelor sensibile despre locuințe.
Cât costă Zentor App pentru o firmă de administrare imobiliară?
Zentor App oferă, pe lângă demo-ul gratuit, două pachete cu plată: Starter și Individual. Pachetul Starter include chatbotul IA și webchatul pentru un domeniu. Pentru firmele de administrare imobiliară cu mai mulți angajați și multe proprietăți, WhatsApp, SMS, Telegram, workflow-urile n8n, gestionarea rolurilor RBAC și jurnalul de audit (audit trail) pot fi configurate ca module la alegere în pachetul Individual; telefonia este disponibilă ca canal de egală importanță prin Zentor SIP-Voicebot. Prețurile actuale le găsiți pe pagina de prețuri.
Se potrivește Zentor App și pentru companiile mai mari din sectorul locativ?
Da. Zentor App este scalabilă de la o singură firmă de administrare imobiliară până la marile companii din sectorul locativ cu mai multe locații. În pachetul Individual, limitele extinse de utilizatori și operarea on-premises pot fi configurate ca module la alegere — relevant pentru societățile de construcții de locuințe și cooperativele de locuințe cu cerințe stricte de protecție a datelor și un volum mare de solicitări ale chiriașilor. Pentru cerințe Enterprise, consultați pagina noastră de soluții pentru companii mari.
Poate chatbotul să precalifice potențialii chiriași?
Da. La închirierile noi, chatbotul poate precalifica potențialii chiriași direct în chat: mărimea gospodăriei, data mutării, bugetul și disponibilitatea de a prezenta un raport Schufa (istoric de credit) sunt solicitate structurat. Doar persoanele interesate potrivite sunt redirecționate către echipa dumneavoastră pentru programarea vizionării — ceea ce reduce considerabil efortul manual la prima selecție.
Configurați Zentor App pentru administrarea imobilelor dumneavoastră
Discutați cu noi într-o sesiune demo despre modul în care Zentor App structurează comunicarea cu chiriașii și degrevează echipa dumneavoastră de solicitările de rutină.