Chatbot für die Wohnungswirtschaft —
Mieteranfragen automatisieren
Unternehmen der Wohnungswirtschaft und Hausverwaltungen erhalten täglich viele gleichartige Mieteranfragen und Schadensmeldungen — per Webchat, WhatsApp, E-Mail, SMS oder Telefonie über den Zentor SIP-Voicebot. Zentor App nimmt diese Meldungen entgegen, erkennt Objekt und Wohnung, erfasst den Schaden, bewertet die Dringlichkeit, legt ein Ticket an, weist es der zuständigen Stelle zu und hält den Mieter über den Status auf dem Laufenden. Komplexe oder rechtlich heikle Fälle übergibt Zentor App per Handover an Ihr Team — DSGVO-konform.
Vom Mieteranruf zur abgeschlossenen Schadensmeldung
Zentor App übernimmt den Prozess nicht nur teilweise, sondern von der ersten Meldung bis zur dokumentierten Erledigung — abhängig von Konfiguration und angebundenen Systemen:
Meldung entgegennehmen
Der Mieter meldet sich per WhatsApp, im Webchat, per E-Mail oder SMS — Zentor App nimmt die Meldung in dem Kanal entgegen, den der Mieter gerade nutzt.
Objekt und Wohnung erkennen
Anhand Adresse, Mieternummer oder hinterlegter Kontaktdaten ordnet Zentor App die Meldung dem richtigen Objekt und der richtigen Wohnung zu.
Schaden erfassen
Art des Schadens, betroffener Bereich — z. B. Heizung, Sanitär, Elektrik — und ergänzende Angaben werden strukturiert abgefragt.
Dringlichkeit bewerten
Anhand hinterlegter Kriterien bewertet Zentor App die Dringlichkeit — ein akuter Wasserschaden wird anders priorisiert als eine defekte Klingel.
Ticket anlegen
Aus der Meldung entsteht automatisch ein strukturiertes Ticket mit allen erfassten Angaben in der Zentor App-Inbox.
Zuständige Stelle zuweisen
Je nach Schadensart und Objekt weist Zentor App das Ticket dem zuständigen Hausmeister, Sachbearbeiter oder externen Handwerksbetrieb zu — nach den bei Ihnen hinterlegten Zuständigkeiten.
Status mitteilen
Der Mieter erhält eine Rückmeldung zum aktuellen Bearbeitungsstand — automatisiert oder durch den zuständigen Mitarbeiter, je nach Konfiguration.
Abschluss dokumentieren
Nach Erledigung wird der Abschluss im Ticket dokumentiert. Die vollständige Historie bleibt für Verwaltung, Hausmeister und Handwerksbetrieb nachvollziehbar.
Bei rechtlich komplexen oder ungewöhnlichen Fällen übergibt Zentor App den Vorgang per Handover an einen Mitarbeiter Ihrer Hausverwaltung — inklusive der vollständigen bis dahin erfassten Historie.
Konkreter Nutzen für Ihre Hausverwaltung
So unterstützt Zentor App Ihre Hausverwaltung
Routineanfragen automatisch beantworten
Öffnungszeiten, Ansprechpartner, allgemeine Prozesse und häufige Mieterfragen beantwortet Zentor App automatisch — per Webchat, WhatsApp, E-Mail, SMS und weiteren Kanälen, aus Ihrer Wissensdatenbank, rund um die Uhr.
Schadensmeldung bis zum Abschluss bearbeiten
Meldung entgegennehmen, Objekt und Wohnung erkennen, Schaden erfassen, Dringlichkeit bewerten, Ticket anlegen und der zuständigen Stelle zuweisen — Zentor App führt den vollständigen Prozess aus und hält den Mieter über den Status informiert.
Wissensdatenbank mit Mietrecht-FAQ
Hinterlegen Sie Mietrechtsinformationen, Prozessbeschreibungen und Fristen in der Wissensdatenbank (1.000 MB im Starter, erweiterbar auf Anfrage). Zentor App nutzt diese Basis für präzise Antworten.
Webchat, E-Mail, WhatsApp, SMS, Telegram und Telefonie in einer Inbox
Alle Mieter-Kanäle laufen in der Zentor App-Omnichannel-Inbox zusammen: Webchat, E-Mail, WhatsApp, SMS, Telegram und Telefonie über den Zentor SIP-Voicebot. Kein Kanal geht verloren.
Handover für komplexe Fälle
Rechtlich oder fachlich komplexe Anfragen sowie ungewöhnliche Schadensfälle gibt Zentor App per Handover an Ihren Sachbearbeiter weiter — inklusive vollständiger Gesprächs- und Bearbeitungshistorie für nahtlose Übergabe.
DSGVO-konform, EU-Hosting
Mieterdaten sind sensibel. Zentor App wird in der EU oder als On-Premises-Variante betrieben — Sie behalten die volle Datenkontrolle und erfüllen die DSGVO-Anforderungen.
Ihre Wissensdatenbank: Basis für konsistente Mieterkommunikation
Hinterlegen Sie Mietrechtsinformationen, Prozessbeschreibungen, Zuständigkeiten und Objektdaten in der Zentor App-Wissensdatenbank. Der KI-Chatbot zieht bei jeder Anfrage daraus — konsistent, jederzeit verfügbar und ohne manuelle Einzelpflege pro Frage. Im Individuell-Paket ermöglicht Vector-RAG die semantische Suche in umfangreichen Dokumenten wie Mietverträgen und Betriebskostenabrechnungen.
Für Teams in der Hausverwaltung
In Hausverwaltungen arbeiten oft mehrere Mitarbeiter an verschiedenen Objekten. Das Individuell-Paket beinhaltet rollenbasierte Zugriffskontrolle (RBAC) und einen Audit-Trail, der nachvollziehbar macht, wer welche Anfrage bearbeitet hat. Monitoring und Reports geben Ihnen einen Überblick über Kommunikationsvolumen und Anfragetypen.
Klein starten, gezielt erweitern, Erfolg messen
Klein starten
Beginnen Sie mit dem Starter-Paket: Webchat, Wissensdatenbank und strukturierte Schadensmeldung für eine Domain — ohne Vorlaufzeit für Telefonie oder zusätzliche Systemanbindung.
Gezielt erweitern
Wächst der Bedarf, lassen sich im Individuell-Paket WhatsApp, SMS, Telegram, n8n-Workflows, RBAC-Rollenverwaltung und Audit-Trail als frei wählbare Module ergänzen. Telefonie ist als gleichrangiger Kanal über den Zentor SIP-Voicebot verfügbar.
Erfolg messen
Monitoring und Reports zeigen, wie viele Meldungen automatisch bearbeitet, wie schnell Tickets angelegt und zugewiesen wurden und wie viele Fälle per Handover an Ihr Team gingen.
Häufige Fragen
Welche Mieteranfragen kann der Chatbot automatisch beantworten?+
Der Chatbot beantwortet alle Anfragen, für die Sie Informationen in der Wissensdatenbank hinterlegen — z. B. Öffnungszeiten, Ansprechpartner für verschiedene Anliegen, Prozesse für Schadensmeldungen, allgemeine Mietrechtsinformationen und Fristen. Individuelle Fälle werden per Handover an Ihr Team übergeben.
Wie werden Schadensmeldungen aufgenommen?+
Zentor App nimmt die Meldung per WhatsApp, E-Mail, Webchat, SMS oder Telefonie über den Zentor SIP-Voicebot entgegen, ordnet sie dem richtigen Objekt und der richtigen Wohnung zu, erfasst Art und Ort des Schadens und bewertet die Dringlichkeit. Daraus entsteht automatisch ein strukturiertes Ticket in der Zentor App-Inbox, das der zuständigen Stelle — Hausmeister, Sachbearbeiter oder externem Handwerksbetrieb — zugewiesen wird. Der Mieter erhält eine Statusrückmeldung, der Abschluss wird dokumentiert.
Kann Zentor App bei Immobilienportalen wie ImmobilienScout oder Immowelt integriert werden?+
Nein — Zentor App bietet keine direkte Integration mit Immobilienportalen. Der Fokus liegt auf der direkten Mieter-Kommunikation über Webchat, WhatsApp, E-Mail, SMS und weitere Kanäle, die Sie selbst betreiben.
Welche Kanäle stehen für die Mieterkommunikation zur Verfügung?+
Zentor App bündelt die sechs gleichrangigen Kanäle Webchat, E-Mail, WhatsApp, Telegram, SMS und Telefonie über den Zentor SIP-Voicebot in einer Omnichannel-Inbox. Mieter wählen ihren bevorzugten Kanal — alle Nachrichten laufen bei Ihnen an einem Ort zusammen und sind vollständig nachvollziehbar.
Kann Zentor App auch Anrufe von Mietern entgegennehmen?+
Telefonie ist über den Zentor SIP-Voicebot zubuchbar; Rufnummer und passende SIP-/PSTN-Anbindung werden im Rahmen der individuellen Einrichtung durch Zentor bereitgestellt.
Wie funktioniert der Handover für komplexe Anfragen?+
Bei rechtlich oder fachlich komplexen Anfragen sowie ungewöhnlichen Schadensfällen übergibt Zentor App das Gespräch per Handover an einen Mitarbeiter Ihrer Hausverwaltung. Der Kollege sieht die vollständige Gesprächs- und Bearbeitungshistorie und kann nahtlos weiterführen — ohne den Mieter um Wiederholung zu bitten.
Ist Zentor App DSGVO-konform für die Verarbeitung von Mieterdaten?+
Ja. Zentor App kann in der EU oder als On-Premises-Variante betrieben werden. Damit erfüllen Sie die DSGVO-Anforderungen an Datenspeicherung und -verarbeitung — besonders wichtig bei der Kommunikation mit Mietern und der Speicherung sensibler Wohnungsdaten.
Was kostet Zentor App für eine Hausverwaltung?+
Zentor App bietet neben der kostenlosen Demo zwei bepreiste Pakete: Starter und Individuell. Das Starter-Paket enthält KI-Chatbot und Webchat für eine Domain. Für Hausverwaltungen mit mehreren Mitarbeitern und vielen Objekten lassen sich WhatsApp, SMS, Telegram, n8n-Workflows, RBAC-Rollenverwaltung und Audit-Trail als frei wählbare Module im Individuell-Paket konfigurieren; Telefonie ist als gleichrangiger Kanal über den Zentor SIP-Voicebot verfügbar. Die aktuellen Preise finden Sie auf der Preisseite.
Eignet sich Zentor App auch für größere Unternehmen der Wohnungswirtschaft?+
Ja. Zentor App skaliert von der einzelnen Hausverwaltung bis zum großen Wohnungswirtschaftsunternehmen mit mehreren Standorten. Im Individuell-Paket lassen sich erweiterte Nutzerlimits und On-Premises-Betrieb als frei wählbare Module konfigurieren — relevant für Wohnungsbaugesellschaften und Wohnungsgenossenschaften mit strengen Datenschutzanforderungen und großem Mieteranfragevolumen. Für Enterprise-Anforderungen siehe unsere Lösungsseite für größere Unternehmen.
Kann der Chatbot Mietinteressenten vorqualifizieren?+
Ja. Bei Neuvermietungen kann der Chatbot Mietinteressenten direkt im Chat vorqualifizieren: Haushaltsgröße, Einzugstermin, Budget und Schufa-Bereitschaft werden strukturiert abgefragt. Nur passende Interessenten werden an Ihr Team zur Besichtigungsvereinbarung weitergeleitet — das reduziert den manuellen Aufwand bei der Erstsichtung erheblich.
Zentor App für Ihre Hausverwaltung einrichten
Sprechen Sie mit uns im Demo-Gespräch darüber, wie Zentor App Ihre Mieterkommunikation strukturiert und Ihr Team von Routineanfragen entlastet.