Chatbot pour la gestion immobilière —
Automatisez les demandes des locataires
Les entreprises de gestion immobilière et les syndics reçoivent chaque jour de nombreuses demandes similaires de la part des locataires et des signalements de sinistres — par chat web, WhatsApp, e-mail, SMS ou téléphonie via Zentor SIP-Voicebot. Zentor App prend en charge ces signalements, identifie le bien et le logement concernés, enregistre le sinistre, évalue son degré d'urgence, crée un ticket, l'attribue au service compétent et tient le locataire informé de l'état d'avancement. Zentor App transmet les cas complexes ou juridiquement sensibles à votre équipe par transfert (handover) — conformément au RGPD.
De l'appel du locataire au signalement de sinistre traité
Zentor App ne prend pas seulement en charge une partie du processus, mais l'ensemble — du premier signalement jusqu'à la clôture documentée — selon la configuration et les systèmes connectés :
Recevoir le signalement
Le locataire contacte par WhatsApp, chat web, e-mail ou SMS — Zentor App reçoit le signalement via le canal que le locataire utilise à ce moment-là.
Identifier le bien et le logement
À partir de l'adresse, du numéro de locataire ou des coordonnées enregistrées, Zentor App rattache le signalement au bien et au logement corrects.
Enregistrer le sinistre
Le type de sinistre, la zone concernée — par ex. chauffage, plomberie, électricité — et les informations complémentaires sont recueillis de façon structurée.
Évaluer l'urgence
Selon des critères définis, Zentor App évalue l'urgence — un dégât des eaux aigu est priorisé différemment d'une sonnette défectueuse.
Créer un ticket
Le signalement se transforme automatiquement en un ticket structuré comprenant toutes les informations recueillies, dans la boîte de réception Zentor App.
Attribuer au service compétent
Selon le type de sinistre et le bien concerné, Zentor App attribue le ticket au gardien, au gestionnaire ou à l'entreprise artisanale externe compétente — selon les responsabilités que vous avez définies.
Communiquer le statut
Le locataire reçoit un retour sur l'état de traitement actuel — automatiquement ou par l'employé responsable, selon la configuration.
Documenter la clôture
Une fois le sinistre résolu, la clôture est documentée dans le ticket. L'historique complet reste traçable pour la gestion, le gardien et l'entreprise artisanale.
Pour les cas juridiquement complexes ou inhabituels, Zentor App transmet le dossier par transfert (handover) à un collaborateur de votre gestion immobilière — avec l'historique complet enregistré jusqu'alors.
Des avantages concrets pour votre gestion immobilière
Comment Zentor App soutient votre gestion immobilière
Répondre automatiquement aux demandes courantes
Horaires d'ouverture, interlocuteurs, processus généraux et questions fréquentes des locataires : Zentor App y répond automatiquement — par chat web, WhatsApp, e-mail, SMS et d'autres canaux, à partir de votre base de connaissances, 24h/24.
Traiter les signalements de sinistres jusqu'à leur clôture
Recevoir le signalement, identifier le bien et le logement, enregistrer le sinistre, évaluer l'urgence, créer un ticket et l'attribuer au service compétent — Zentor App exécute l'ensemble du processus et tient le locataire informé du statut.
Base de connaissances avec FAQ sur le droit locatif
Enregistrez des informations sur le droit locatif, des descriptions de processus et des délais dans la base de connaissances (1 000 Mo dans l'offre Starter, extensible sur demande). Zentor App s'appuie sur cette base pour fournir des réponses précises.
Chat web, e-mail, WhatsApp, SMS, Telegram et téléphonie dans une seule boîte de réception
Tous les canaux des locataires convergent dans la boîte de réception omnicanale Zentor App : chat web, e-mail, WhatsApp, SMS, Telegram et téléphonie via Zentor SIP-Voicebot. Aucun canal n'est perdu.
Transfert pour les cas complexes
Zentor App transmet par transfert (handover) les demandes juridiquement ou techniquement complexes ainsi que les sinistres inhabituels à votre gestionnaire — avec l'historique complet de la conversation et du traitement pour une transmission fluide.
Conforme au RGPD, hébergement dans l'UE
Les données des locataires sont sensibles. Zentor App est exploité dans l'UE ou en variante sur site (on-premises) — vous conservez le plein contrôle de vos données et respectez les exigences du RGPD.
Votre base de connaissances : le socle d'une communication cohérente avec les locataires
Enregistrez des informations sur le droit locatif, des descriptions de processus, des responsabilités et des données sur les biens dans la base de connaissances Zentor App. Le chatbot IA s'appuie dessus à chaque demande — de façon cohérente, disponible à tout moment et sans entretien manuel question par question. Dans l'offre Individuel, le RAG vectoriel permet la recherche sémantique dans des documents volumineux tels que les baux et les décomptes de charges.
Pour les équipes de gestion immobilière
Dans les gestions immobilières, plusieurs collaborateurs travaillent souvent sur différents biens. L'offre Individuel comprend un contrôle d'accès basé sur les rôles (RBAC) et une piste d'audit qui permet de savoir qui a traité quelle demande. Le suivi et les rapports vous donnent une vue d'ensemble du volume de communication et des types de demandes.
Démarrer petit, étendre progressivement, mesurer le succès
Démarrer petit
Commencez avec l'offre Starter : chat web, base de connaissances et signalement de sinistres structuré pour un domaine — sans délai de mise en place pour la téléphonie ni pour une connexion système supplémentaire.
Étendre progressivement
Si les besoins augmentent, WhatsApp, SMS, Telegram, les workflows n8n, la gestion des rôles RBAC et la piste d'audit peuvent être ajoutés comme modules librement sélectionnables dans l'offre Individuel. La téléphonie est disponible en tant que canal à part entière via Zentor SIP-Voicebot.
Mesurer le succès
Le suivi et les rapports montrent combien de signalements ont été traités automatiquement, avec quelle rapidité les tickets ont été créés et attribués, et combien de cas ont été transmis à votre équipe par transfert.
Questions fréquentes
Quelles demandes des locataires le chatbot peut-il traiter automatiquement ?+
Le chatbot répond à toutes les demandes pour lesquelles vous avez renseigné des informations dans la base de connaissances — par ex. les horaires d'ouverture, les interlocuteurs pour différentes questions, les processus de signalement de sinistres, les informations générales sur le droit locatif et les délais. Les cas individuels sont transmis à votre équipe par transfert.
Comment les signalements de sinistres sont-ils enregistrés ?+
Zentor App reçoit le signalement par WhatsApp, e-mail, chat web ou SMS, le rattache au bien et au logement corrects, enregistre le type et l'emplacement du sinistre et évalue l'urgence. Il en résulte automatiquement un ticket structuré dans la boîte de réception Zentor App, attribué au service compétent — gardien, gestionnaire ou entreprise artisanale externe. Le locataire reçoit un retour sur le statut, la clôture est documentée.
Zentor App peut-il être intégré à des portails immobiliers comme ImmobilienScout ou Immowelt ?+
Non — Zentor App ne propose pas d'intégration directe avec les portails immobiliers. L'accent est mis sur la communication directe avec les locataires via le chat web, WhatsApp, l'e-mail, le SMS et d'autres canaux que vous exploitez vous-même.
Quels canaux sont disponibles pour la communication avec les locataires ?+
Zentor App regroupe six canaux à part entière — chat web, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS et téléphonie via Zentor SIP-Voicebot — dans une boîte de réception omnicanale. Les locataires choisissent leur canal préféré — tous les messages convergent chez vous en un seul endroit et restent entièrement traçables.
Zentor App peut-il aussi recevoir les appels des locataires ?+
La téléphonie est réservable via Zentor SIP-Voicebot ; le numéro de téléphone et la connexion SIP/RTC appropriée sont fournis par Zentor dans le cadre d'une configuration individuelle.
Comment fonctionne le transfert pour les demandes complexes ?+
Pour les demandes juridiquement ou techniquement complexes ainsi que pour les sinistres inhabituels, Zentor App transmet la conversation par transfert à un collaborateur de votre gestion immobilière. Le collègue voit l'historique complet de la conversation et du traitement et peut poursuivre sans interruption — sans demander au locataire de se répéter.
Zentor App est-il conforme au RGPD pour le traitement des données des locataires ?+
Oui. Zentor App peut être exploité dans l'UE ou en variante sur site (on-premises). Vous respectez ainsi les exigences du RGPD en matière de stockage et de traitement des données — un point particulièrement important pour la communication avec les locataires et le stockage de données sensibles sur les logements.
Combien coûte Zentor App pour une gestion immobilière ?+
Outre la démo gratuite, Zentor App propose deux offres payantes : Starter et Individuel. L'offre Starter comprend le chatbot IA et le chat web pour un domaine. Pour les gestions immobilières comptant plusieurs collaborateurs et de nombreux biens, WhatsApp, SMS, Telegram, les workflows n8n, la gestion des rôles RBAC et la piste d'audit peuvent être configurés comme modules librement sélectionnables dans l'offre Individuel ; la téléphonie est disponible en tant que canal à part entière via Zentor SIP-Voicebot. Vous trouverez les tarifs actuels sur la page des tarifs.
Zentor App convient-il aussi aux grandes entreprises du secteur immobilier locatif ?+
Oui. Zentor App s'adapte, d'une gestion immobilière individuelle jusqu'à une grande entreprise du secteur immobilier locatif disposant de plusieurs sites. Dans l'offre Individuel, des limites d'utilisateurs étendues et un fonctionnement sur site peuvent être configurés comme modules librement sélectionnables — un point pertinent pour les sociétés de construction de logements et les coopératives d'habitation soumises à des exigences strictes en matière de protection des données et à un volume important de demandes de locataires. Pour les besoins des grandes entreprises, consultez notre page de solutions dédiée.
Le chatbot peut-il présélectionner les candidats locataires ?+
Oui. Lors de nouvelles locations, le chatbot peut présélectionner les candidats locataires directement dans le chat : la taille du foyer, la date d'emménagement, le budget et la disposition à fournir un justificatif de solvabilité (Schufa) sont demandés de façon structurée. Seuls les candidats correspondants sont transmis à votre équipe pour convenir d'une visite — ce qui réduit considérablement le travail manuel de présélection.
Configurez Zentor App pour votre gestion immobilière
Discutez avec nous lors d'un entretien de démonstration de la façon dont Zentor App structure votre communication avec les locataires et décharge votre équipe des demandes courantes.