Chatbot dla branży nieruchomości —
automatyzacja zapytań najemców
Firmy zajmujące się zarządzaniem nieruchomościami i administracją budynków otrzymują codziennie wiele podobnych zgłoszeń najemców oraz meldunków o szkodach — poprzez czat internetowy, WhatsApp, e-mail, SMS lub telefonicznie za pomocą bota głosowego Zentor SIP-Voicebot. Zentor App przyjmuje te zgłoszenia, rozpoznaje obiekt i mieszkanie, rejestruje uszkodzenie, ocenia pilność, tworzy zgłoszenie, przypisuje go do właściwego działu i informuje najemcę o statusie sprawy. Skomplikowane lub prawnie wrażliwe przypadki Zentor App przekazuje w ramach przekazania rozmowy (handover) do Waszego zespołu — zgodnie z RODO.
Od telefonu najemcy do zamkniętego zgłoszenia szkody
Zentor App przejmuje proces nie tylko częściowo, lecz od pierwszego zgłoszenia aż do udokumentowanego załatwienia — w zależności od konfiguracji i podłączonych systemów:
Przyjęcie zgłoszenia
Najemca zgłasza się przez WhatsApp, w czacie internetowym, e-mailem lub SMS — Zentor App przyjmuje zgłoszenie w kanale, który najemca właśnie wykorzystuje.
Rozpoznanie obiektu i mieszkania
Na podstawie adresu, numeru najemcy lub zapisanych danych kontaktowych Zentor App przypisuje zgłoszenie do właściwego obiektu i mieszkania.
Rejestracja szkody
Rodzaj szkody, obszar, którego dotyczy — np. ogrzewanie, instalacja sanitarna, elektryka — oraz dodatkowe informacje są zbierane w uporządkowany sposób.
Ocena pilności
Na podstawie zapisanych kryteriów Zentor App ocenia pilność — nagłe zalanie ma inny priorytet niż zepsuty dzwonek.
Utworzenie ticketu
Ze zgłoszenia automatycznie powstaje uporządkowany ticket ze wszystkimi zebranymi danymi w skrzynce odbiorczej Zentor App.
Przypisanie właściwej jednostki
W zależności od rodzaju szkody i obiektu Zentor App przypisuje zgłoszenie odpowiedniemu dozorcy, pracownikowi administracyjnemu lub zewnętrznej firmie rzemieślniczej — zgodnie z określonymi u Państwa zakresami odpowiedzialności.
Informowanie o statusie
Najemca otrzymuje informację zwrotną o aktualnym stanie załatwienia sprawy — automatycznie lub przez odpowiedniego pracownika, w zależności od konfiguracji.
Dokumentacja zakończenia
Po załatwieniu sprawy zakończenie jest dokumentowane w tickecie. Pełna historia pozostaje przejrzysta dla zarządu, dozorcy i firmy wykonawczej.
W przypadku prawnie skomplikowanych lub nietypowych spraw, Zentor App przekazuje sprawę pracownikowi Twojej administracji nieruchomości w ramach przekazania rozmowy (handover) — wraz z pełną historią zgromadzoną do tej pory.
Konkretne korzyści dla Twojej administracji nieruchomości
Tak Zentor App wspiera Twoje zarządzanie nieruchomościami
Automatyczne odpowiadanie na pytania rutynowe
Na pytania o godziny otwarcia, osoby kontaktowe, ogólne procesy i częste pytania najemców Zentor App odpowiada automatycznie — przez czat internetowy, WhatsApp, e-mail, SMS i inne kanały, na podstawie Twojej bazy wiedzy, przez całą dobę.
Obsługa zgłoszenia szkody aż do zamknięcia sprawy
Odbierz zgłoszenie, zidentyfikuj obiekt i mieszkanie, zarejestruj szkodę, oceń pilność, utwórz zgłoszenie i przypisz je właściwej osobie — Zentor App przeprowadza pełny proces i informuje najemcę o statusie.
Baza wiedzy z FAQ dotyczącym prawa najmu
Zapisz w bazie wiedzy informacje z zakresu prawa najmu, opisy procesów i terminy (1.000 MB w planie Starter, z możliwością rozszerzenia na życzenie). Zentor App wykorzystuje tę podstawę do precyzyjnych odpowiedzi.
Czat internetowy, e-mail, WhatsApp, SMS, Telegram i telefonia w jednej skrzynce odbiorczej
Wszystkie kanały najemców trafiają do skrzynki odbiorczej omnichannel Zentor App: czat internetowy, e-mail, WhatsApp, SMS, Telegram i telefonia przez Zentor SIP-Voicebot. Żaden kanał nie ginie.
Przekazanie rozmowy w złożonych przypadkach
Prawne lub specjalistycznie złożone zapytania oraz nietypowe szkody Zentor App przekazuje w ramach przekazania rozmowy (handover) Państwa pracownikowi merytorycznemu – wraz z pełną historią rozmów i obsługi dla płynnego przejścia.
Zgodne z RODO, hostowanie w UE
Dane najemców są wrażliwe. Zentor App działa w UE lub w wariancie on-premises — zachowujesz pełną kontrolę nad danymi i spełniasz wymogi RODO.
Twoja baza wiedzy: podstawa spójnej komunikacji z najemcami
Zapisz w bazie wiedzy Zentor App informacje z zakresu prawa najmu, opisy procesów, zakresy odpowiedzialności i dane obiektów. Chatbot AI korzysta z nich przy każdym zapytaniu — spójnie, zawsze dostępnie i bez ręcznego opracowywania każdego pytania z osobna. W pakiecie Individuell Vector-RAG umożliwia wyszukiwanie semantyczne w obszernych dokumentach, takich jak umowy najmu i rozliczenia kosztów eksploatacyjnych.
Dla zespołów w zarządzie nieruchomości
W zarządach nieruchomości nad różnymi obiektami często pracuje kilku pracowników. Pakiet Individuell obejmuje kontrolę dostępu opartą na rolach (RBAC) oraz ścieżkę audytu, która pokazuje, kto obsłużył które zapytanie. Monitoring i raporty dają Ci przegląd wolumenu komunikacji i typów zapytań.
Zacznij od małej skali, rozbudowuj celowo, mierz efekty
Zacznij od małej skali
Zacznij od pakietu Starter: czat internetowy, baza wiedzy i uporządkowane zgłaszanie szkód dla jednej domeny — bez czasu przygotowania na telefonię czy dodatkową integrację systemową.
Rozbudowuj celowo
Gdy zapotrzebowanie rośnie, w pakiecie Individuell można dodać jako dowolnie wybierane moduły WhatsApp, SMS, Telegram, workflowy n8n, zarządzanie rolami RBAC i ścieżkę audytu. Telefonia jest dostępna jako równorzędny kanał przez Zentor SIP-Voicebot.
Pomiar wyników
Monitoring i raporty pokazują, ile zgłoszeń zostało automatycznie obsłużonych, jak szybko utworzono i przypisano zgłoszenia oraz ile spraw trafiło do Waszego zespołu w ramach przekazania rozmowy (handover).
Częste pytania
Na jakie zapytania najemców chatbot może odpowiadać automatycznie?
Chatbot odpowiada na wszystkie zapytania, dla których zapiszesz informacje w bazie wiedzy — np. godziny otwarcia, osoby kontaktowe w różnych sprawach, procedury zgłaszania szkód, ogólne informacje o prawie najmu i terminy. Indywidualne przypadki są przekazywane Twojemu zespołowi w ramach przekazania rozmowy.
W jaki sposób rejestruje się zgłoszenia szkód?
Zentor App przyjmuje zgłoszenia za pośrednictwem WhatsApp, poczty e-mail, czatu internetowego, SMS lub telefonicznie przez Zentor Voicebot SIP, przypisuje je do właściwego obiektu i lokalu, rejestruje rodzaj oraz miejsce szkody i ocenia pilność. Na tej podstawie automatycznie tworzy się strukturyzowane zgłoszenie w skrzynce Zentor App, które jest przypisywane właściwemu podmiotowi – dozorcy, pracownikowi administracyjnemu lub zewnętrznemu przedsiębiorstwu remontowemu. Najemca otrzymuje informację o statusie, a zakończenie procesu jest dokumentowane.
Czy można zintegrować Zentor App z portalami nieruchomości takimi jak ImmobilienScout czy Immowelt?
Nie — Zentor App nie oferuje bezpośredniej integracji z portalami nieruchomości. Nacisk leży na bezpośredniej komunikacji z najemcami przez czat internetowy, WhatsApp, e-mail, SMS i inne kanały, które prowadzisz samodzielnie.
Jakie kanały są dostępne do komunikacji z najemcami?
Zentor App łączy sześć równorzędnych kanałów — czat internetowy, e-mail, WhatsApp, Telegram, SMS i telefonię przez Zentor SIP-Voicebot — w jednej skrzynce odbiorczej omnichannel. Najemcy wybierają preferowany kanał — wszystkie wiadomości trafiają do Ciebie w jedno miejsce i są w pełni identyfikowalne.
Czy Zentor App może również odbierać połączenia od najemców?
Telefonię można dokupić w ramach Zentor SIP-Voicebot; numer telefonu i odpowiednie połączenie SIP/PSTN zapewnia Zentor w ramach indywidualnej konfiguracji.
Jak działa przekazanie rozmowy w przypadku złożonych zapytań?
W przypadku złożonych zapytań prawnych lub merytorycznych oraz nietypowych szkód Zentor App przekazuje rozmowę (przekazanie rozmowy) pracownikowi Twojego zarządu nieruchomości. Pracownik widzi pełną historię rozmowy i obsługi i może płynnie ją kontynuować — bez proszenia najemcy o powtórzenie.
Czy Zentor App jest zgodny z RODO w zakresie przetwarzania danych najemców?
Tak. Zentor App może działać w UE lub w wariancie on-premises. Dzięki temu spełniasz wymogi RODO dotyczące przechowywania i przetwarzania danych — co jest szczególnie ważne przy komunikacji z najemcami i przechowywaniu wrażliwych danych mieszkaniowych.
Ile kosztuje Zentor App dla zarządcy nieruchomości?
Zentor App oferuje oprócz bezpłatnego demo dwa płatne pakiety: Starter i Individuell. Pakiet Starter obejmuje chatbota AI i czat internetowy dla jednej domeny. Dla zarządców nieruchomości z wieloma pracownikami i wieloma obiektami w pakiecie Individuell można skonfigurować jako dowolnie wybierane moduły WhatsApp, SMS, Telegram, workflowy n8n, zarządzanie rolami RBAC i ścieżkę audytu; telefonia jest dostępna jako równorzędny kanał przez Zentor SIP-Voicebot. Aktualne ceny znajdziesz na stronie z cennikiem.
Czy Zentor App nadaje się również dla większych przedsiębiorstw z branży nieruchomości?
Tak. Zentor App skaluje się od pojedynczego zarządcy nieruchomości po duże przedsiębiorstwo mieszkaniowe z wieloma lokalizacjami. W pakiecie Individuell można skonfigurować jako dowolnie wybierane moduły rozszerzone limity użytkowników i działanie on-premises — istotne dla spółek mieszkaniowych i spółdzielni mieszkaniowych z rygorystycznymi wymogami ochrony danych i dużą liczbą zapytań najemców. W przypadku wymagań enterprise zobacz naszą stronę z rozwiązaniami dla większych firm.
Czy chatbot może wstępnie kwalifikować potencjalnych najemców?
Tak. Przy nowych najmach chatbot może wstępnie kwalifikować zainteresowanych najmem bezpośrednio w czacie: w uporządkowany sposób pyta o wielkość gospodarstwa domowego, termin wprowadzenia się, budżet i gotowość przedstawienia raportu Schufa. Tylko pasujący kandydaci są przekazywani Twojemu zespołowi w celu umówienia oglądania — to znacznie zmniejsza nakład pracy ręcznej przy wstępnej selekcji.
Wdróż Zentor App w swoim zarządzaniu nieruchomościami
Porozmawiaj z nami w rozmowie demo o tym, jak Zentor App porządkuje komunikację z najemcami i odciąża Twój zespół od rutynowych zapytań.