Chatbot cho ngành bất động sản — Tự động hóa yêu cầu của người thuê nhà
Các doanh nghiệp trong lĩnh vực nhà ở và quản lý tòa nhà thường xuyên nhận được nhiều yêu cầu thuê và báo cáo hư hỏng tương tự hàng ngày qua các kênh: Webchat, WhatsApp, email, SMS hoặc gọi điện thoại qua trợ lý ảo Zentor SIP-Voicebot. Zentor App sẽ tiếp nhận các báo cáo này, xác định đối tượng và căn hộ, ghi nhận hư hỏng, đánh giá mức độ khẩn cấp, tạo ticket xử lý, phân công cho bộ phận có thẩm quyền và cập nhật trạng thái cho người thuê. Đối với các trường hợp phức tạp hoặc nhạy cảm về mặt pháp lý, Zentor App sẽ chuyển giao thủ công sang đội ngũ của quý khách theo quy định bảo vệ dữ liệu cá nhân (GDPR).
Từ cuộc gọi của người thuê đến báo cáo thiệt hại hoàn tất
Zentor App không chỉ thực hiện một phần quy trình mà còn đảm nhiệm toàn bộ từ lần báo cáo đầu tiên đến khi được ghi nhận hoàn tất — tùy thuộc vào cấu hình và các hệ thống được kết nối:
Nhận báo cáo
Người thuê liên hệ qua WhatsApp, trò chuyện trực tuyến, qua email hoặc SMS — Zentor App sẽ tiếp nhận thông tin trên kênh mà người thuê đang sử dụng.
Nhận diện bất động sản và căn hộ
Dựa trên địa chỉ, mã số người thuê hoặc thông tin liên hệ đã lưu, Zentor App gán báo cáo cho đúng bất động sản và đúng căn hộ.
Thu thập thông tin thiệt hại
Loại hư hỏng, khu vực bị ảnh hưởng — ví dụ: hệ thống sưởi, hệ thống cấp thoát nước, điện — và các thông tin bổ sung được hỏi theo cách có cấu trúc.
Đánh giá mức độ khẩn cấp
Dựa trên các tiêu chí đã lưu, Zentor App đánh giá mức độ khẩn cấp — một sự cố rò rỉ nước cấp tính được ưu tiên khác với một chiếc chuông cửa bị hỏng.
Tạo ticket
Từ thông báo sẽ tự động tạo một ticket có cấu trúc với tất cả các thông tin đã được ghi nhận trong hộp thư đến của Zentor App.
Gán bộ phận phụ trách
Tùy thuộc vào loại thiệt hại và đối tượng, Zentor App sẽ phân công ticket cho người có trách nhiệm tương ứng (người vệ sinh, nhân viên hành chính hoặc doanh nghiệp thủ công bên ngoài) theo các quy định về phạm vi trách nhiệm đã được lưu trữ trong hệ thống của bạn.
Thông báo trạng thái
Người thuê nhận được phản hồi về tiến độ xử lý hiện tại — tự động hoặc bởi nhân viên phụ trách, tùy theo cấu hình.
Ghi nhận kết thúc
Sau khi hoàn thành, kết quả sẽ được ghi nhận trong ticket. Toàn bộ lịch sử sẽ minh bạch cho bộ phận quản lý, bảo vệ và đơn vị thi công.
Với các trường hợp phức tạp về pháp lý hoặc bất thường, Zentor App chuyển giao hồ sơ cho một nhân viên của công ty quản lý nhà của bạn — kèm toàn bộ lịch sử đã ghi nhận đến lúc đó.
Lợi ích cụ thể cho công ty quản lý nhà của bạn
Zentor App hỗ trợ công ty quản lý nhà của bạn như sau
Tự động trả lời các yêu cầu thường quy
Zentor App tự động trả lời về giờ mở cửa, người liên hệ, quy trình chung và các câu hỏi thường gặp của người thuê nhà — qua Webchat, WhatsApp, email, SMS và các kênh khác, từ cơ sở kiến thức của bạn, suốt ngày đêm.
Xử lý báo cáo hư hỏng từ lúc nhận đến khi hoàn tất
Nhận báo cáo, nhận diện đối tượng và căn hộ, ghi nhận thiệt hại, đánh giá mức độ khẩn cấp, tạo ticket và phân công cho bộ phận có thẩm quyền — Zentor App thực hiện toàn bộ quy trình và cập nhật trạng thái cho người thuê.
Cơ sở tri thức với FAQ về luật thuê nhà
Hãy lưu thông tin về luật thuê nhà, mô tả quy trình và các thời hạn vào cơ sở tri thức (1.000 MB trong gói Starter, có thể mở rộng theo yêu cầu). Zentor App dùng nền tảng này để trả lời chính xác.
Webchat, email, WhatsApp, SMS, Telegram và điện thoại trong một hộp thư đến
Mọi kênh của người thuê đều hội tụ trong hộp thư đến Omnichannel của Zentor App: webchat, email, WhatsApp, SMS, Telegram và điện thoại qua Zentor SIP-Voicebot. Không kênh nào bị bỏ sót.
Chuyển giao cho các trường hợp phức tạp
Các yêu cầu phức tạp về pháp lý hoặc chuyên môn cũng như các trường hợp hư hỏng bất thường được Zentor App chuyển giao cho nhân viên xử lý của bạn — kèm toàn bộ lịch sử trò chuyện và xử lý để chuyển giao liền mạch.
Tuân thủ GDPR, lưu trữ tại EU
Dữ liệu người thuê rất nhạy cảm. Zentor App được vận hành tại EU hoặc dưới dạng phiên bản On-Premises — bạn giữ toàn quyền kiểm soát dữ liệu và đáp ứng các yêu cầu của GDPR.
Cơ sở tri thức của bạn: nền tảng cho giao tiếp nhất quán với người thuê nhà
Hãy lưu thông tin về luật thuê nhà, mô tả quy trình, phân công trách nhiệm và dữ liệu bất động sản trong cơ sở tri thức của Zentor App. Chatbot AI dựa vào đó cho mọi yêu cầu — nhất quán, luôn sẵn sàng và không cần duy trì thủ công riêng cho từng câu hỏi. Trong gói Cá nhân hóa, Vector-RAG cho phép tìm kiếm ngữ nghĩa trong các tài liệu dài như hợp đồng thuê nhà và bảng quyết toán chi phí vận hành.
Dành cho các nhóm trong công ty quản lý nhà
Trong các công ty quản lý nhà, thường có nhiều nhân viên cùng làm việc với các bất động sản khác nhau. Gói Cá nhân hóa bao gồm kiểm soát truy cập dựa trên vai trò (RBAC) và nhật ký kiểm toán (audit trail), giúp truy vết ai đã xử lý yêu cầu nào. Giám sát và báo cáo cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về khối lượng giao tiếp và các loại yêu cầu.
Bắt đầu nhỏ, mở rộng có trọng tâm, đo lường thành công
Bắt đầu nhỏ
Bắt đầu với gói Starter: webchat, cơ sở tri thức và báo hư hỏng có cấu trúc cho một tên miền — không cần thời gian chuẩn bị cho điện thoại hay kết nối hệ thống bổ sung.
Mở rộng có trọng tâm
Khi nhu cầu tăng lên, trong gói Cá nhân hóa bạn có thể bổ sung WhatsApp, SMS, Telegram, workflow n8n, quản lý vai trò RBAC và nhật ký kiểm toán (audit trail) dưới dạng các mô-đun có thể tự do lựa chọn. Điện thoại có sẵn như một kênh ngang hàng thông qua Zentor SIP-Voicebot.
Đo lường thành công
Giám sát và báo cáo hiển thị số lượng yêu cầu được xử lý tự động, tốc độ tạo và phân công ticket, cũng như số lượng vụ việc được chuyển giao cho đội ngũ của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Loại yêu cầu nào của khách thuê có thể được chatbot tự động trả lời?
Chatbot trả lời mọi yêu cầu mà bạn đã lưu thông tin trong cơ sở tri thức — ví dụ giờ mở cửa, người phụ trách cho từng loại vấn đề, quy trình báo hư hỏng, thông tin chung về luật thuê nhà và các thời hạn. Các trường hợp riêng được chuyển giao cho đội ngũ của bạn.
Quy trình ghi nhận báo cáo hư hỏng diễn ra như thế nào?
Zentor App nhận báo cáo qua WhatsApp, email, webchat, SMS hoặc điện thoại thông qua Zentor SIP-Voicebot, phân loại cho đối tượng và căn hộ chính xác, ghi nhận loại và vị trí hư hỏng, đánh giá mức độ khẩn cấp. Từ đó tự động tạo ticket xử lý có cấu trúc trong hộp thư Zentor App, được phân công cho bộ phận có thẩm quyền — bảo vệ, nhân viên hành chính hoặc doanh nghiệp thi công bên ngoài. Cư dân nhận thông tin cập nhật trạng thái, quá trình xử lý được ghi chép đầy đủ.
Zentor App có thể được tích hợp trên các nền tảng bất động sản như ImmobilienScout hay Immowelt không?
Không — Zentor App không tích hợp trực tiếp với các cổng thông tin bất động sản. Trọng tâm là giao tiếp trực tiếp với người thuê nhà qua Webchat, WhatsApp, email, SMS và các kênh khác mà bạn tự vận hành.
Các kênh nào được sử dụng cho việc liên lạc với khách thuê?
Zentor App gom sáu kênh ngang hàng webchat, email, WhatsApp, Telegram, SMS và điện thoại qua Zentor SIP-Voicebot vào một hộp thư đến Omnichannel. Người thuê chọn kênh mình ưa thích — mọi tin nhắn đều hội tụ tại một nơi và có thể theo dõi đầy đủ.
Zentor App có thể nhận cả cuộc gọi từ người thuê nhà không?
Dịch vụ thoại có thể đăng ký thông qua Zentor SIP-Voicebot; số điện thoại và kết nối SIP-/PSTN phù hợp sẽ được cung cấp bởi Zentor trong quá trình thiết lập cá nhân hóa.
Quy trình chuyển giao (handover) cho các yêu cầu phức tạp hoạt động ra sao?
Với các yêu cầu phức tạp về pháp lý hoặc chuyên môn cũng như các trường hợp hư hỏng bất thường, Zentor App chuyển giao cuộc trò chuyện cho một nhân viên của công ty quản lý nhà của bạn. Người đồng nghiệp thấy toàn bộ lịch sử trò chuyện và xử lý, có thể tiếp tục liền mạch — không cần yêu cầu người thuê lặp lại.
Zentor App có tuân thủ GDPR cho việc xử lý dữ liệu người thuê không?
Có. Zentor App có thể được vận hành tại EU hoặc dưới dạng phiên bản On-Premises. Điều này giúp bạn đáp ứng các yêu cầu của GDPR về lưu trữ và xử lý dữ liệu — đặc biệt quan trọng khi giao tiếp với người thuê và lưu trữ các thông tin nhạy cảm về căn hộ.
Zentor App có giá bao nhiêu cho một công ty quản lý nhà?
Bên cạnh bản demo miễn phí, Zentor App cung cấp hai gói trả phí: Starter và Cá nhân hóa. Gói Starter bao gồm chatbot AI và webchat cho một tên miền. Với các công ty quản lý nhà có nhiều nhân viên và nhiều bất động sản, WhatsApp, SMS, Telegram, workflow n8n, quản lý vai trò RBAC và audit trail có thể được cấu hình như các mô-đun tùy chọn trong gói Cá nhân hóa; điện thoại có sẵn như một kênh ngang hàng qua Zentor SIP-Voicebot. Bạn có thể xem giá hiện hành trên trang bảng giá.
Zentor App có phù hợp cả với các doanh nghiệp lớn trong ngành nhà ở không?
Có. Zentor App có khả năng mở rộng từ một đơn vị quản lý nhà riêng lẻ đến các doanh nghiệp bất động sản lớn với nhiều chi nhánh. Gói Cá nhân hóa cho phép cấu hình các giới hạn người dùng nâng cao và vận hành tại chỗ (On-Premises) dưới dạng các mô-đun có thể lựa chọn tự do — rất phù hợp cho các công ty xây dựng nhà ở và hợp tác xã nhà ở có yêu cầu bảo mật dữ liệu nghiêm ngặt và khối lượng yêu cầu từ người thuê nhà lớn. Đối với các yêu cầu cấp doanh nghiệp, vui lòng xem trang giải pháp dành cho các doanh nghiệp lớn của chúng tôi.
Chatbot có thể sàng lọc sơ bộ người muốn thuê nhà không?
Có. Với các hợp đồng thuê mới, chatbot có thể sàng lọc sơ bộ người muốn thuê ngay trong cuộc trò chuyện: quy mô hộ gia đình, ngày dọn vào, ngân sách và việc sẵn sàng cung cấp chứng nhận tín dụng Schufa được hỏi có cấu trúc. Chỉ những người phù hợp mới được chuyển cho đội ngũ của bạn để hẹn xem nhà — giảm đáng kể công sức thủ công ở bước sàng lọc đầu tiên.
Thiết lập Zentor App cho công ty quản lý nhà của bạn
Hãy nói chuyện với chúng tôi trong buổi demo về cách Zentor App tổ chức giao tiếp với người thuê nhà và giúp đội ngũ của bạn giảm tải các yêu cầu thường quy.