E-Mail-Autopilot einrichten
E-Mail-Konten verbinden, Regeln definieren und verstehen, wann automatisch geantwortet wird.
Zuletzt geprüft: 2026-07-20
Der E-Mail-Autopilot im Bereich „E-Mail-Autopilot" klassifiziert eingehende E-Mails automatisch per KI, kann Entwürfe erstellen, Nachrichten an Mitarbeiter zuweisen oder — unter mehreren Sicherheitsbedingungen — vollautomatisch antworten. Ohne passende Regel wird standardmäßig nur ein Entwurf erzeugt, niemals automatisch versendet.
Schritt für Schritt
- E-Mail-Konto verbindenLegen Sie im Tab „Konten" ein Konto mit IMAP- und SMTP-Zugangsdaten an (Host, Port, Benutzername, Passwort je Protokoll). Ein OAuth-Login für Gmail/Outlook steht aktuell nicht zur Verfügung — nutzen Sie die klassischen IMAP/SMTP-Zugangsdaten Ihres Anbieters.
- Verbindung testenNutzen Sie die Test-Buttons für IMAP und SMTP, um die Zugangsdaten sofort zu prüfen.
- Regel anlegenIm Tab „Regeln" definieren Sie Bedingungen (Kategorie, Absendermuster, Betreff/Text, Sprache, Mindest-Konfidenz, Geschäftszeiten) und eine Aktion, z. B. Entwurf erstellen, zuweisen, eskalieren oder automatisch senden.
- Automatischen Versand bewusst aktivierenAutomatischer Versand ist nur möglich, wenn die Regel dies explizit erlaubt UND die KI-Klassifikation eine Mindest-Konfidenz erreicht. Sensible Kategorien wie Rechnung, Vertrag, Reklamation oder Eskalation erfordern zusätzlich ein explizites Opt-in und werden nie ohne dieses automatisch versendet.
- Übersicht prüfenIm Dashboard sehen Sie Kennzahlen: Nachrichten heute, ausstehende Entwürfe, automatisch beantwortete Nachrichten und offene Eskalationen.
Erwartetes Ergebnis
Eingehende E-Mails werden automatisch klassifiziert; je nach Regel entstehen Entwürfe, Zuweisungen an Mitarbeiter oder — unter den genannten Sicherheitsbedingungen — automatische Antworten.
Häufige Fehlerfälle
Eine E-Mail wurde automatisch beantwortet, obwohl ich das nicht erwartet hatte.
Ursache: Vermutlich existiert eine Regel mit aktiviertem automatischem Versand, deren Bedingungen (Kategorie, Konfidenz, Absender) auf diese E-Mail zutrafen.
Lösung: Prüfen Sie Ihre Regeln im Tab „Regeln" und passen Sie die Bedingungen oder die Aktion an.
Trotz aktivierter Auto-Versand-Regel wurde nur ein Entwurf erstellt.
Ursache: Der automatische Versand wird zusätzlich serverseitig geprüft und blockiert bei niedriger Konfidenz, Hochrisiko-Kategorien oder fehlender passender Wissensbasis — dies ist eine bewusste Sicherheitssperre.
Lösung: Prüfen Sie den Entwurf manuell und versenden Sie ihn bei Bedarf selbst; für automatischen Versand ist eine ausreichende Wissensbasis und Konfidenz nötig.
Ich möchte mein Gmail-/Outlook-Konto per Anmeldefenster verbinden, finde aber nur IMAP/SMTP-Felder.
Ursache: Ein OAuth-Login ist für dieses Modul aktuell nicht vorhanden.
Lösung: Nutzen Sie ein App-Passwort oder die klassischen IMAP/SMTP-Zugangsdaten Ihres Anbieters.