Sähköpostiautopilotin määrittäminen
Yhdistä sähköpostitilit, määritä säännöt ja ymmärrä, milloin vastataan automaattisesti.
Viimeksi tarkistettu: 2026-07-20
Sähköpostiautomaatio-ominaisuus kohdassa "Sähköpostiautomaatio" luokittelee saapuvat sähköpostit automaattisesti tekoälyn avulla, voi luoda luonnoksia, ohjata viestejä työntekijöille tai – tietyissä turvallisuusolosuhteissa – vastata täysin automaattisesti. Jos sopivaa sääntöä ei ole määritetty, oletuksena luodaan vain luonnos, eikä viestiä lähetetä automaattisesti.
Askel askeleelta
- Yhdistä sähköpostitili.Luo "Tilit"-välilehdeltä tili, jossa on IMAP- ja SMTP-yhteystiedot (palvelin, portti, käyttäjänimi ja salasana kullekin protokollalle). OAuth-sisäänkirjautuminen Gmailille/Outlookille ei ole tällä hetkellä käytettävissä – käytä palveluntarjoajasi perinteisiä IMAP/SMTP-yhteystietoja.
- Testaa yhteysKäytä IMAP- ja SMTP-testipainikkeita tarkistaaksesi kirjautumistiedot heti.
- Säännön luominen."Säännöt"-välilehdellä määrität ehdot (kategoria, lähettäjän tunnus, aihe/teksti, kieli, vähimmäisluotettavuus, aukioloajat) sekä toiminnon, kuten luonnoksen luominen, tehtävän määrittäminen, asian siirtäminen eteenpäin tai automaattinen lähettäminen.
- Ota automaattinen lähetys tietoisesti käyttöön.Automaattinen lähetys on mahdollista vain, jos sääntö sallii sen nimenomaisesti JA tekoälypohjainen luokittelu saavuttaa vähimmäisluotettavuustason. Arkaluonteiset kategoriat, kuten laskut, sopimukset, reklamaatiot tai eskalaatiot, edellyttävät lisäksi nimenomaista suostumusta, eikä niitä lähetetä koskaan automaattisesti ilman tätä.
- Tarkista yleiskatsaus.Hallintapaneelissa näet seuraavat tunnusluvut: tänään vastaanotetut viestit, odottavat luonnokset, automaattisesti vastatut viestit ja avoimet reklamaatiot.
Odotettu tulos
Saapuvat sähköpostit luokitellaan automaattisesti; sääntöjen perusteella voidaan luoda luonnoksia, osoittaa sähköposteja työntekijöille tai – edellä mainittujen tietoturvaehtojen mukaisesti – lähettää automaattisia vastauksia.
Yleiset virhetapaukset
Sähköposti on vastattu automaattisesti, vaikka en sitä odottanut.
Syy: Todennäköisesti on olemassa sääntö, jossa on käytössä automaattinen lähetys, ja tämän säännön ehdot (kategoria, luotettavuus, lähettäjä) täyttyivät tämän sähköpostin kohdalla.
Ratkaisu: Tarkista säännöt "Säännöt"-välilehdeltä ja muokkaa ehtoja tai toimintoa tarpeen mukaan.
Vaikka automaattinen lähetyssääntö on käytössä, luonnos on luotu, mutta sitä ei ole lähetetty.
Syy: Automaattinen lähetys tarkistetaan lisäksi palvelinpuolella, ja se estetään, jos luottamus on alhainen, jos se kuuluu korkean riskin luokkaan tai jos sopivaa tietokantaa ei ole saatavilla – tämä on tietoinen turvallisuusrajoitus.
Ratkaisu: Tarkista luonnos manuaalisesti ja lähetä se tarvittaessa itse; automaattiseen lähetykseen tarvitaan riittävä tietopohja ja varmuus.
Haluaisin yhdistää Gmail- tai Outlook-tilini sisäänkirjautumisikkunan kautta, mutta löydän vain IMAP/SMTP-kentät.
Syy: OAuth-kirjautumista ei ole tällä hetkellä käytettävissä tälle moduulille.
Ratkaisu: Käytä sovelluksen salasanaa tai palveluntarjoajasi perinteisiä IMAP/SMTP-tunnistetietoja.